نسخة من الرسالة بلا قلب. البريد الإلكتروني كدليل. سطر موضوع تالف

كيف يتم عمل نسخة من خطاب صادر؟ هل أحتاج إلى إزالة رأس المستند؟

إجابه

وفقًا لتعريف GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات "، يجب أن تُنسخ نسخة من المستند بالكامل معلومات المستند الأصلي وجميع ميزاته الخارجية أو جزء منها. إذا كنا نتحدث عن نسخة من مستند صادر تم وضعه في ملف المؤسسة للتخزين ، فمن الممكن أن يكون هناك خياران لإنتاجه:

المزيد عن أنواع خطابات الأعمال

1. يعد المتعاقد ردًا ، ويطبعه على ورق الشركة ذي الرأسية ، ثم يصنع نسخة من المستند المُعد على النموذج على آلة نسخ ويمرر الرسالة الأصلية ونسخة للموافقة ، ثم للتوقيع على الرأس . في هذه الحالة ، ستعيد النسخة إنتاج الميزات الخارجية للمستند ، بما في ذلك تفاصيل النموذج ؛

2. يقوم المقاول بإعداد الرد ، ويطبعه على ورقة ذات رأسية ، ثم يقوم بعمل نسخة عن طريق طباعة الرسالة المعدة على ورقة عادية (وليس على ورق ذي رأسية). في هذه الحالة ، لن تقوم النسخة بإعادة إنتاج الورق ذي الرأسية الخاص بالمستند.

المزيد عن كيف تقول لا في خطاب العملكتبنا في المادة الموجودة على الرابط.

عادةً ما يتم استخدام الخيار الثاني لعمل نسخة من خطاب صادر في الحالات التي تستخدم فيها المنظمة النماذج المطبوعة.

وبالتالي ، يمكننا القول أن "رأس" المستند ، أي تفاصيل النموذج ، قد يكون أو لا يكون موجودًا في النسخة. كل هذا يتوقف على طريقة عمل نسخة ، ولكن لا يوجد مثل هذا الشرط - لإزالة تفاصيل النموذج من النسخ.

ربما ، كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها ، توصلت إلى استنتاج مفاده أنه ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة رسائل العمل التي تحتاج إلى معرفتها. تصف المقالة بالتفصيل عملية صياغة المستند ، وتوفر عينات من خطاب العمل ، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستعطي النماذج الجاهزة الصلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. تحتوي على معلومات أساسية حول المنظمة ، مثل:

• اسم.
• تبوك.
• أرقام هواتف الاتصال.
• موقع الكتروني.
• البريد الإلكتروني.
• شعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة على الاستمارات. لذلك ، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب وضعها فيها.

كيف تكتب خطابات العمل بشكل صحيح؟ تمرين

تتم كتابة الرسائل التجارية وتنفيذها بطريقة معينة ، مع مراعاة القواعد والمتطلبات المتأصلة فيها. اعتمادًا على الهدف ، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب أن يفهم بوضوح المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة ، وما الذي يجب أن ينطلق منه وما هو الجديد فيه. تعتمد الحجج على الغرض الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة القضية.
• كتابة مسودة خطاب.
• موافقته.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المرسل إليه.

هيكل خطابات الأعمال

عند تجميع رسالة ، من الضروري تشبعها بالمعلومات ، أي وضع جميع المعلومات الضرورية هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطةيعرض المحتوى بشكل واضح ودقيق معلومات لا تتطلب بشكل عام ردًا من المرسل إليه. قد يتكون المجمع من عدة أقسام وفقرات وفقرات. تقدم كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. عادةً ما تتكون عينات من هذا النوع من خطابات العمل من أجزاء تمهيدية وأساسية ونهائية.

يوجد أدناه مثال على كتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث وتحليلها والأدلة. في هذا الجزء هم يقنعون أنه من الضروري التصرف بطريقة أو بأخرى ، فهم يثبتون كيف كانت الأمور ويبلغون عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث ، مستشهدين بالحجج المختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. هذا يلخص المتطلبات المنصوص عليها في الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة على النحو الأمثل ومفهومة للإدراك.

يبدأ كل بريد إلكتروني برسالة محاذية للمركز. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره ، يجب على المؤلف مراعاة:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• الرسمية.
• آداب.

يجب أن تنتهي الرسالة بنموذج مهذب. على سبيل المثال: "... أعبر عن أملي في مزيد من التعاون (شكرًا على الدعوة) ...". هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تكون جميع الرسائل بأسلوب عمل رسمي ، مما يعني استخدام وسائل الكلام لعلاقة عمل رسمية. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية، نيابة عن الرؤساء والمسؤولين الذين تكتب خطاباتهم.
• العلاقات في المنظمات منظمة بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو نشاط الشركة.
• المستندات ذات الطبيعة الإدارية لها بوجه عام مرسل محدد.
• في كثير من الأحيان في سياق أنشطة المنظمة ، تحدث نفس المواقف.

في هذا الصدد ، يجب أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمية ، غير شخصية ، تؤكد على المسافة بين المشاركين في الاتصال.
• العنوان المخصص لمرسل محدد.
• الحالي في وقت كتابة هذا التقرير.
• موثوقة ونزيهة.
• سبب لحث المتلقي على اتخاذ أي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يفي خطاب العمل بالمتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من المنعطفات والمصطلحات والصيغ.
• نبرة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة ، بدون استخدام تعبيرات لغوية عاطفية وتعبيرية.
• دقة ووضوح النص ، بدون أخطاء منطقية ، وضوح الصياغة ومدروسها.
• الإيجاز والإيجاز - بدون استخدام التعبيرات التي تحمل معنى إضافيًا.
• تشكل استخدام الصيغ اللغوية نتيجة المواقف المتكررة.
• استخدام المصطلحات ، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات ، التي يمكن أن تكون معجمية (أي الكلمات المركبة التي تتكون عن طريق إزالة الأحرف من أجزاء من الكلمات: OOO ، GOST ، وما إلى ذلك) والرسوم البيانية (أي تعيين الكلمات في شكل مختصر: grn ، zhd ، إلخ.).
• استخدام التركيبات في الحالات المضافه والفعاله.
• جمل بأسماء لفظية ("دعم" بدلاً من "دعم").
• استخدام جمل شائعة بسيطة.

يتم عرض عينات خطاب العمل أعلاه أدناه في النسخة الكاملة(مع الجزء الرئيسي). المعلومات تلبي جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع خطابات العمل

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول أي قضية محددة. إذا كنت بحاجة إلى حل العديد من المشكلات في وقت واحد ، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تكون خطابات العمل في محتواها:

• مصاحب. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل للإبلاغ عن مكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ نموذج خطاب الغلاف سيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى كتابة هذا النوع من المستندات.)

• ضمان. هي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. يمكن ضمانه ، على سبيل المثال ، الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وغير ذلك.
• شكرًا لك. لقد تم استخدامها بشكل متكرر أكثر في السنوات الأخيرة. تظهر مثل هذه الرسائل النغمة الجيدة للشراكات. يمكن إصدارها على ورق عادي ذي رأسية أو على ورق ملون ذي طباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم وضع عينة من مجموعة متنوعة شكرًا لك في شكل مجاني اعتمادًا على المهام التي تحلها. في هذه الحالة ، تعبر الرسالة عن جوهرها في أقصر شكل. مثل هذه العينة ، صنعت على ورق ملون مزخرف ، يمكن تعليقه على الحائط في شركات الغرفة في مكان الشرف.)

• معلوماتية.
• إرشادي.
• مبروك.
• دعاية.

يوجد أيضًا أحرف:

• مقترحات حول التعاون. شائع جدًا في الآونة الأخيرة ، يتم إرساله إلى المنظمات ، وغالبًا ما يكون ترويجيًا بطبيعته ، على سبيل المثال ، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة خطابات تجارية ، فأنت بحاجة إلى مراعاة العديد من الفروق الدقيقة حتى ينتبهوا لها ، بل وأكثر من ذلك أن تهتم. ولكن إذا قمت بعمله وفقًا للنموذج أدناه ، فستكون لديه كل فرصة للنجاح.

• الدعوات. يتم إرسالها ، وعرض المشاركة في الأحداث المختلفة. عادة ما تكون موجهة إلى القائد أو المسؤول ، ولكن يمكن أيضًا توجيهها إلى الفريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• الطلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على رسالة. مثال

يجب أن تبدأ الإجابة بتكرار الطلب المنصوص عليه في الحرف الأول. ثم يتم إعطاء نتائج النظر فيها ويتم التعبير عن الموافقة أو سبب الرفض. قد يحتوي خطاب استجابة العمل على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما يتبع المبادئ التالية:

• وجود ارتباط بالحرف الأول ومحتوياته.
• نفس اللغة تعني.
• الأحجام والجوانب المقارنة للمحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

ديكور

بالإضافة إلى استخدام خطابات الأعمال ذات الرأسية ، يجب أن تأخذ في الاعتبار التفاصيل الدقيقة الأخرى في تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وتهجئة العنوان والعنوان وطول النص وعرض الحقل والمزيد.

تساعد عينات من خطاب العمل في تكوينه ، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من الكتبة المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. بفضل العينات ، يتعلمون كيفية كتابة الحروف بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

تتعلق جميع القواعد الأساسية الموضحة أدناه بشكل أساسي بالمراسلات التجارية مع شركائك وزملائك وعملائك وفناني الأداء. استخدامها في المراسلات الشخصية هو مسألة خاصة للجميع. ومع ذلك ، فإن اتباع هذه القواعد في المراسلات الشخصية سيخلق فقط انطباعًا جيدًا عنك.

أخلاقيات البريد الإلكتروني للأعمال

إذا كنت فجأة لا ترغب في قراءة المزيد ، فاقصر نفسك على القواعد الأساسية التالية على الأقل:

• الرجاء استخدام الزر "الرد على الكل" عند الرد.سيؤدي هذا إلى الاحتفاظ بنسخ من مستلمي البريد الإلكتروني الأولي حتى لا يتخطى ردك. أوصي بشدة بإخفاء الزر "رد" في إعدادات الواجهة. إذا لزم الأمر ، يمكنك حذف المستلمين غير المرغوب فيهم "يدويًا".
• لا تترك حقل "الموضوع" فارغًا.قد يتلقى الأشخاص الذين تراسلهم مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، ويستخدمون هذا الحقل لتقييم أهمية ومحتوى البريد الإلكتروني بسرعة.
• خطابات الاقتباس.لا تبدأ ردك برسالة بريد إلكتروني جديدة ، انقر فوق "الرد على الكل" في رسالة بريد إلكتروني مستلمة ، ولا تقم بإيقاف تشغيل ميزة عرض الأسعار عند الرد وإعادة التوجيه في إعدادات عميل البريد الإلكتروني.
• عند الاقتباس بالكامل(إذا كانت إجابتك على الحرف بالكامل) اكتب نص الإجابة في بداية الرسالة ، وليس في نهايتها ، في أسفلها.

هل سنواصل؟

استلام الرسائل

1. يجب قراءة الرسائل المستلمة. إذا تلقيت خطابًا ، فهذا يعني أن شخصًا ما أرسله لسبب ما (بالطبع ، لا يتم اعتبار البريد العشوائي هنا). إذا كان لدى شخص ما علامة على أحرف غير مقروءة ، وكان عمرها أكثر من يوم واحد ، فهو لا يعرف كيفية التعامل مع البريد. ومع ذلك ، يمكن التسامح إذا:
   • مات الشخص أو مرض بشكل غير متوقع ؛
   • العمل مع البريد غير مدرج فيه مسؤوليات العمل(ثم ​​لا يحتاج إلى بريد إلكتروني للأعمال).
2. إذا لم تكن مديرًا ، فتحقق من بريدك مرتين على الأقل يوميًا: في الصباح وبعد الظهر. قد يؤدي عدم الإجابة على سؤال إنتاج منك إلى تعطيل عمل الآخرين وتأخير حل المشكلات.
3. إذا كنت مديرًا ، فيجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد إلكتروني لا يقوم بإلغاء التحميل طوال اليوم ويتحقق تلقائيًا من البريد. قم بإعداد التسليم / الاستلام التلقائي للبريد كل 10 دقائق على الأقل (يفضل 1-3 دقائق).
4. لقد تلقيت رسالة. إذا كنت مشغولاً للغاية ، فقم على الفور بتقييم هوية الشخص الذي تنتمي إليه ، والموضوع وتصفحه سريعًا - سيساعدك هذا في تحديد ما إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة عاجلة أو يمكنك الانتظار قليلاً.
5. إذا استطعت ، يرجى الرد على الفور. هذه هي الطريقة الأسهل والأكثر فاعلية لتحريك الأشياء وليس تراكم البريد.
6. إذا فهمت أنك لن تتمكن من الإجابة في غضون يوم واحد ، فمن الأفضل أن تكتب على الفور "سأجيب في غضون يومين" أو على الأقل "سأجيب بعد قليل".

إلى حقول "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة"

1. يجب أن نتذكر أن هناك حقول "إلى" ("إلى") و "نسخة إلى" ("نسخ") و "نسخة مخفية الوجهة" ("نسخة مخفية الوجهة"). تعتمد أفعالك الإضافية (وتصرفات شركاء المراسلة) عند استلام خطاب عليها:
   • "إلى" ("إلى") - الرسالة والمعلومات أو الأسئلة الواردة فيها موجهة إلى المستلم مباشرة. إذا قمت بإرسال سؤال ، فأنت تنتظر الرد من المرسل إليه المحدد في الحقل "إلى". إذا كنت المتلقي ، فعليك الإجابة.
   • "SS" ("نسخ") - يتلقى المستلمون الذين يقفون في نسخ خطابًا "للحصول على معلومات" أو للحصول على معلومات أو "تمت دعوتهم للشهادة". يجب على المستلم في النسخ لا الحالة العامةاجب على رسالة علاوة على ذلك ، يعتبر من التهذيب ، إذا لزم الأمر ، أن تبدأ بعبارة "أنا آسف للتدخل".
   • "BCC" ("نسخة عمياء") - حقل لـ "مؤامرات القصر". من خلال تحديد مستلم في هذا الحقل ، فأنت ترسل إليه "سرًا" هذه الرسالة: لن يعرف المستلم الرئيسي أو أولئك الموجودون في النسخ حقيقة إرسال الرسالة إلى هذا الشخص. يتم استخدامه أيضًا للبريد الجماعي بحيث لا يعرف جميع المستلمين دفتر العناوين الخاص بك.
2. الرجاء استخدام الزر "الرد على الكل" عند الرد. سيؤدي هذا إلى الاحتفاظ بنسخ من مستلمي البريد الإلكتروني الأولي ولن يفوتهم ردك.
3. لا تحذف من نسخ الرسالة التي أضافها الأشخاص هناك. إذا كنت تريد الرد على شيء شخصي حتى لا يتلقى المراسلون الآخرون إجابتك ، فاحذف الجميع من النسخ ، باستثناء الشخص الذي كتب الرسالة (نعم ، لا نستخدم زر "رد" أبدًا).
4. إذا كان هناك أكثر من مستلمين في الرسالة المستلمة في حقل "إلى" ، فهذا يعني أنه يجب على كل من هؤلاء المراسلين أو أي منهم الإجابة. ضع في اعتبارك أن كلاهما يجب أن يجيب - إذا كان الخطاب موجهًا إليك وإلى شخص آخر ، فأجب عليه أيضًا (حتى لو كانت إجابة مثل "هذا السؤال بالتأكيد ليس لي ، دع كذا وكذا الإجابة").
5. في المقابل ، يوصى بشدة بعدم تضمين أكثر من مستلم واحد في الحقل "إلى". في الرسالة المرسلة إلى شخصين ، لن تتلقى إجابة من أي منهما ، حيث يعتقد كل منهما أن الآخر سيجيب. لم يقرأ الجميع هذا المقال.
6. إن إعادة توجيه المراسلات الخاصة إلى قائمة بريدية دون موافقة المشاركين في المراسلات أمر غير أخلاقي!

حقل الموضوع

1. لا تتركها فارغة.
2. يجب أن يكون موضوع الرسالة قصيرًا ، لكن يعكس المحتوى الرئيسي ، موضوع الرسالة. عناوين مثل "سؤال" ، "مرحبًا!" أو العناوين الفارغة تخونك كمبتدئ يفتقر إلى مهارات الكتابة التجارية الأساسية.
3. عند الرد على واحدة من عدة رسائل بريد إلكتروني ذات مواضيع مختلفة ، قم بالرد على الرسائل الصحيحة. الرد على الرسالة بموضوع "لقاء يوم الثلاثاء الموافق 18.04" حول الاجتماع ورسالة "مواد الطباعة" حول مواد الطباعة. هذا يرجع إلى الاقتباس من المراسلات السابقة (انظر قسم كتابة الخطابات أدناه).
4. إذا كنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني بشكل دوري مثل التقارير الأسبوعية ، فحاول الاحتفاظ بالعنوان ثابتًا ، أو يجب أن يكون جزء منه على الأقل ثابتًا حتى يتمكن المستلم من إعداد قواعد (قواعد) تلقائية لفرز مثل هذا البريد.

أهمية الكتابة

1. إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول التغييرات العاجلة أو نص العقد أو أي معلومات أخرى تحتاج إلى الانتباه إليها أولاً - استخدم الأهمية "العالية" ، فسيؤدي ذلك إلى تمييز الحرف الموجود في مجلد البريد الوارد.
2. لا تستخدم أهمية "عالية" عبثًا - فالناس "الصاخبون" مزعجون ، وكن أكثر تواضعًا.
3. قم بتمييز خطاب شخصي لمراسل تجاري أو خطاب به صورة مضحكة أو رابط منخفض.

كتابة الرسائل (الإجابات)

1. ابدأ بتحية ، إنه مهذب. "يا جريا!" تقول أنك كسول جدًا عن كتابة اسم شخص. حتى مجرد "أندريه"! أو "مساء الخير!" مؤدب للغاية وكافي.
2. تحدث نفس اللغة مع الشخص. هذا لا ينطبق فقط على اللغة الروسية / الإنجليزية ، ولكن أيضًا على شكل النص. إذا تلقيت خطابًا رسميًا ، فسيكون الرد غير الرسمي عليه عدم احترام للمجيب وإثباتًا لثقافتك المتدنية. الرد الرسمي على الاستئناف غير الرسمي هو إما دعوة للامتثال للوائح ، أو ببساطة مطلوبة بموجب قواعد الشركة.
3. حاول دائمًا الرد على الحرف الأخير في سلسلة المراسلات ، وليس على حرف متوسط.
4. لا تستخدم حرفيًاإلا عند إرسال رسائل من ظروف يصعب فيها كتابة النص بشكل مختلف (على سبيل المثال ، من هاتف محمول أو من جهاز كمبيوتر بدون تخطيط لوحة مفاتيح روسية).
5. إذا كان عميل البريد الخاص بك لا يدعم الترميزات الروسية أو المفسدة ، فقم بإرفاق نص الرد كمرفق.
6. يجب أن يكون خطاب العمل دقيقًا وموجزًا ​​ومحددًا:
   • الدقة - حدد البيانات الدقيقة التي تشير إليها (تاريخ وموضوع بريد إلكتروني آخر ، وتاريخ الاجتماع ، وبند جدول الاجتماع ، واسم الملف ، ورابط إلى مستند على الويب ، وما إلى ذلك).
   • الإيجاز - يذكر البعض في ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. من يفكر بوضوح يقول بوضوح ومراسلك يرى ذلك.
   • الملموسة - يجب أن يكون واضحًا من الرسالة بالضبط ما هو مطلوب بالضبط من المستلم ، ما هي الإجراءات التي يريدها منه.
7. المراسلات التجارية ليست مكانًا للتمارين الرسولية وليست مكانًا للتعبير عن المشاعر. لهذا الغرض ، هناك منتديات وغرف دردشة ووسائل أخرى للاتصال الشخصي الإلكتروني. النص الموجز للأعمال ليس جفافاً ، ولكنه توفير للوقت ودقة في التفكير.
8. إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة أسئلة أو موضوعات أو مهام ، فقم بترتيبها وفصلها بفقرات مع أو بدون ترقيم. من الصعب قراءة "تيار فكري" مستمر ، في حين أنه من السهل تفويت النقطة الرئيسية للحرف. علاوة على ذلك ، يميل بعض الأشخاص على الفور إلى إرسال رسالة سيئة التنظيم إلى سلة المهملات (على الرغم من أن هذا ربما يكون تطرفًا).
9. ضع في اعتبارك أن الإجابة على طلب أو مهمة هي "لنفعل ذلك!" غير مكتمل "سنفعل ذلك في موعد كذا وكذا" ، "في عدة أيام" ، "بعد كذا وكذا حدث" - هذه إجابات أكثر تحديدًا ودقة.
10. إذا تمت صياغة الرسالة بطريقة يمكن الرد عليها ببساطة بـ "موافق" ، فمن المحتمل أن يتم تلقي الإجابة بشكل أسرع. على سبيل المثال ، إذا كان هناك العديد من الخيارات لما يجب القيام به ، فاقترح بعض الخيارات الافتراضية.
11. يجب ألا يحتوي النص على أخطاء. Ochepyatkiليس مخيفًا ، ولكن إذا قمت بكتابة الكلمة وكتابتها بشكل غير صحيح في كل حرف ، فإنها تصبح ملحوظة بسرعة كبيرة ، وتصبح كلمة "الترويكا" التي تحمل علامة ناقص باللغة الروسية واضحة (بالإضافة إلى استنتاجات أخرى تأملية حول مستواك العام في التعليم والثقافة) .
12. حاول ألا تستخدم تنسيق html للبريد الإلكتروني. لسوء الحظ ، هذا التنسيق لكتابة الرسائل هو الإعداد الافتراضي في Outlook ، ولكن عند استخدامه ، خاصة عند الاقتباس (الردود وإعادة التوجيه) ، تظهر الكثير من الأسئلة.
13. إذا تلقيت خطابًا بتنسيق html ، فلا تقم بتغييره إلى نص عادي ، فهذا يكسر تصور المرسل للمعلومات عند تلقي ردك. كلما كان مراسلك أكثر أهمية بالنسبة لك ، زادت أهمية الحفاظ على تصور مناسب له. يمكنك التعامل مع إبراز إجاباتك في اقتباس لغة html باستخدام اللون ، أو يمكنك استخدام زر "تقليل المسافة البادئة" في لوحة تنسيق html (على الرغم من وجود فروق دقيقة متقلبة).
14. اقتبس نص الرسالة الأصلية. ما رأيك يعني ذلك؟ لا أعرف أيضًا: إلى: AIST هو طائر مبدع الموضوع: رد: رد: سؤال حسنًا! فاسيا
15. لا تصح أبدًا في اقتباس نص شخص آخر! هذا نوع من الرسائل المزورة.
16. عند الاقتباس بالكامل (إذا كانت إجابتك للحرف بأكمله) ، اكتب نص الإجابة في بداية الحرف وليس في نهايته.
17. إذا كنت ترد نقطة بنقطة باستخدام الاقتباس ، فافصل بين الاقتباس باستخدام سطرين فارغين ABOVE AND BOTTOM واستخدم الأحرف الكبيرة في بداية الجمل. حاول العثور على إجابات هنا:> نقترح استبدال الشعار بالشعار المرفق ،> نظرًا لأن هذا الشعار الملون جدًا في الخلفية لم يعثر على الشعار في المرفق> تصحيح النقش - بدلاً من "سمك" ، عليك كتابة "عبد "! > وإلا يساء فهمنا ، تم تصحيح النقش ، آسف> والأخيرة ...

    تعكس رسائل الشخص الذكي شخصية أولئك الذين يتم توجيهها إليهم.

    [ليشتنبرغ جورج كريستوف]

    اكتب الرسائل التي ترغب في تلقيها.

    [قول مأثور قديم]

    الكتابة حجة قوية في عالم الأعمال.

    [بختيريفا فيكتوريا]

    
    

    1. لماذا يوجد معايير موحدة للشركات في المراسلات التجارية؟

    البريد الإلكتروني هو سمة إلزامية للاتصالات التجارية لأي شركة. لا توجد عمليا أي شركات لا تستخدم البريد الإلكتروني. لكن اسأل نفسك الأسئلة التالية:

    • هل شعرت يومًا أنك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى ثقب أسود عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل وقد لا تحصل على رد؟
    • عندما يتصل الموظفون ببعضهم البعض ويطلبون قراءة بريد إلكتروني عاجل ، وهذا يحدث طوال اليوم
    • عندما لا تستطيع فهم ما يريدون منك تحديدًا في رسالة بريد إلكتروني
    • عند الأسئلة الصعبة والصعبة عند المناقشة البريد الإلكترونييغرق في بحر المعلومات والتفاصيل ، والمسألة ما زالت لم تحل

    إذا كانت هذه الأسئلة ذات صلة بك ، فيمكنك توفير الكثير من الوقت كل يوم عن طريق إدخال قواعد موحدة للمراسلات الإلكترونية. في هذا المقال سنتحدث عن آداب المراسلات التجارية.

    2. سبع قواعد رئيسية لأخلاقيات المراسلات التجارية

    نحن نفصل بشكل مشروط قواعد المراسلات التجارية على قواعد الأخلاقو قواعد الاتصال وتبادل المعلومات.

    تخضع قواعد الاتصال لقواعد تبادل المعلومات ضمن العمليات والمشاريع التجارية. سنخصص لهم مقالاً منفصلاً. تشكل قواعد الأخلاق أسلوب العلاقات الداخلية لموظفي الشركة وتؤثر حتمًا على تشكيل صورة شركتك بين الشركاء. على سبيل المثال ، تلقيت مؤخرًا رسالة من أحد شركائنا تبدأ بعبارة "مساء الخير بختيريف". ما رأيك في تعاوننا؟

    من أجل عدم "فقدان ماء الوجه" أثناء إجراء المراسلات التجارية ، من الضروري اتباع "القواعد الذهبية" لأخلاقيات المراسلات التجارية:

    1. نبدأ دائمًا في خطاب بالاستئناف
    2. يجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني
    3. تحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والكلام قبل الإرسال.
    4. يجب أن تكون الرسالة منظمة (لا ماء!)
    5. يجب أن تحتوي الرسالة على الصياغة الصحيحة
    6. إذا أرسلنا مرفقات في خطاب ، فسنكتب بالتأكيد أن هناك ملفات مرفقة (ستساعد هذه الخطوة في تجنب المواقف عند إرسال خطاب وعدم إرفاق الملف ؛ المستلم ، بعد قراءة الرسالة وعدم العثور على المرفق المستند ، يمكنه الرد بسرعة والكتابة لك أن المستندات المرفقة التي أشرت إليها في الرسالة مفقودة).
    7. نحن لا نحذف الرسائل أبدًا. من أهم النقاط. يجب عدم حذف محفوظات الرسائل مطلقًا ، نظرًا لأن الرسالة عبارة عن مستند. إذا لزم الأمر ، يجب أن تكون دائمًا قادرًا على رفع تاريخ المراسلات. راديسلاف غانداباس ، على سبيل المثال ، قام بتضمين طلب عدم حذف تاريخ المراسلات في توقيعه.

    3. أنواع الحروف

    هناك العديد من التصنيفات المختلفة ، نقترح تمييز الحروف حسب هيكل التصميم:

    1. خطاب الاتصال (خطاب الرفض ، خطاب المطالبة ، خطاب الاعتراف ، خطاب التبرير ، إلخ.)
    2. رساله الموافقه

    رسالة الاتصال

    في هذا النوع من الرسائل ، نقوم بتضمين جميع أنواع الحروف التي يستخدمها الموظف في سياق أنشطته المهنية.

    هيكل الرسالة

    يجب ألا يتم تنسيق الحرف في نص واحد. يجب أن يكون منظمًا ومُحكمًا بشكل جيد بحيث لا يغيب المتلقي عن المعلومات المهمة. يتكون هيكل الحرف من مكونات واضحة:

    موضوع الرسالة

    يجب أن يحتوي موضوع الرسالة على الإجراء المحدد الذي تتوقعه من المدعى عليه: "التفاوض على عقد" ، "اقتراح قضايا للنظر فيها" ، "إرسال تقرير" ، إلخ.

    إذا كنت ترسل مستندات ، فيجب أن يحتوي سطر الموضوع على صياغة واضحة للمستندات الواردة في مرفق الخطاب.

    
    

    لماذا من المهم كتابة سطر الموضوع الصحيح؟

    من خلال موضوع الرسالة ، من السهل جدًا العثور على الحرف الضروري في التدفق اليومي للمعلومات. لن تضيع أي حرف.

    ملاحظة: إذا قمت بإرسال خطاب داخل الشركة ، فسيتم تنسيق موضوع الرسالة وفقًا لمعيار معين ، إذا قمت بإرسال خطاب خارج الشركة ، فمن المستحسن تنسيق الموضوع وفقًا للنموذج: اسم الشركة: الغرض من الرسالة.

    كلما كان نص الرسالة أكثر إيجابية ، كان ذلك أفضل! من المهارات الأساسية في المراسلات التجارية التي يجب عليك تطويرها لدى موظفيك هي القدرة على توضيح فكرتك بوضوح ودقة.

    ملاحظة. إذا قمنا ، عند كتابة خطاب ، بذكر حقيقة من خطاب المحاور ، فيجب نقلها ، وفصلها باللون أو الخط.

    توقيع الشركة

    يجب أن يكون قالب تصميم توقيع الشركة هو نفسه لجميع موظفي الشركة.

    يجب أن يحتوي التوقيع على جميع التفاصيل الرئيسية الخاصة بالمرسل إليه حتى يتمكن مستلم الخطاب ، إذا لزم الأمر ، من الاتصال بك بسهولة.

    بإخلاص،

    الاسم الكامل ، المنصب.

    ملاحظة. إذا أردنا علاقة دافئة مع شريك / عميل ، فإن الأمر يستحق إصدار توقيع شخصي. يسعد أي شخص أن يتلقى خطابًا بموقف شخصي ، حتى في المراسلات الرسمية.

    يشير التوقيع الشخصي دائمًا إلى نص الرسالة. مثال: اتمنى لك يوم جيد/ شكرًا لك / كان من دواعي سروري التحدث اليوم / شكرًا لك على تخصيص الوقت لمثل هذه القضية المهمة / تحياتي للعائلة والأطفال ، إلخ.

    إلى CC

    نملأ حقلي "إلى" و "نسخة" أخيرًا حتى لا نرسل الرسالة عن طريق الخطأ عندما لا تكون جاهزة بعد.

    ما هو الفرق بين الحقلين "إلى" و "نسخة"؟

    في الحقل "إلى" ، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي نريد تنفيذ بعض الإجراءات منه.

    في حقل "نسخ" ، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي قد يستفيد من قراءة محتويات الرسالة.

    

    ملاحظة. أثبتت تجربتنا أن حقل "نسخ" مفيد للغاية. إذا كنا نتفاوض مع موظف عادي ، نناقش قضايا مهمة ، لكننا لا نتلقى إجابات على الأسس الموضوعية وفي الوقت المحدد ، فمن الجدير إدراج خطاب من المدير أو مدير أعلى في نسخة ، بمجرد بدء المراسلات بناء.

    لسوء الحظ ، في العديد من الشركات المستوى ثقافة الشركةليس على المستوى المناسب ، ونتيجة لذلك توجد مواقف يكون فيها ، من أجل أن يقوم الموظف بعمله بشكل جيد ، من الضروري وجود رقابة صارمة من قبل فريق الإدارة.

    يوجد أيضًا في Outlook ميزة مثل "نسخة مخفية الوجهة" - أداة مهمةمما يسمح لك بإبلاغ الأطراف المهتمة بالخطاب ، ولكن في نفس الوقت لا تحرج المستلم من أن الرسالة ليست موجهة إليه وحده!

    
    

    رساله الموافقه

    نوع مهم من الرسائل يسمح لك بتلخيص نتائج الاجتماع ، وصياغة اتفاقيات كتابية ، وتحديد وقت الانتهاء وتوضيح: هل فهم الطرفان ما يجب عليهما القيام به بشكل صحيح؟

    من المفيد كتابة مثل هذه الرسائل بعد اجتماع ومفاوضات واجتماعات من أجل الحصول على اتفاقيات مكتوبة ورؤية مشتركة لتنفيذها.

    هيكل الرسالة:

    1. تحية ونداء وامتنان للمشاركين في المناقشة.
    2. تكرار الغرض من الاجتماع الذي تم فيه صياغة الاتفاقيات.
    3. قائمة بجميع الموضوعات التي تمت مناقشتها ، بالاقتران مع القرارات المتخذة بشأنها وتعيين المسؤول عن التنفيذ.
    4. إصلاح الأفكار التي لا تتطلب التنفيذ العاجل للتاريخ.
    5. سؤال للمتلقي: هل كل شيء مراعى؟ هل هناك اي تعليقات او اضافات؟

    فمثلا:

    
    

    تصميم الرسائل

    الخط

    يجب أن يكون خط الحرف موحدًا ، ويمكن إبراز النقاط الرئيسية والعناوين بخط مائل في النص ، لكن من الضروري الالتزام بنمط تصميم واحد.

    ملاحظة. يجب أن تتذكر دائمًا أن الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة يُنظر إليها على أنها زيادة في النغمة. يجب تجنبها.

    فقرة

    من المستحسن ترتيب كل فكرة منفصلة في فقرة منفصلة بحيث يسهل فهم النص.

    المسافة الفارغة
    

    يجب ألا تندمج الفقرات مع بعضها البعض. لجعل الحرف أكثر قابلية للقراءة ، يجب أن تكون المسافة البادئة بعد التحية وقبل كل فقرة وقبل التوقيع:

    

    لجعل الحرف يبدو أكثر جاذبية بصريًا ، من الأفضل تنسيق الروابط الموجودة في نص الحرف كروابط تشعبية:

    

    أسلوب الكتابة

    ندعوك إلى فصل دراسي رئيسي من قبل سيرجي بختيريف.

    اربح ساعة واحدة على الأقل من وقت الفراغ كل يوم مع هذا التدريب!

    ستتعلم في الفصل الرئيسي:
    ✓ كيفية إدارة المهام بحيث تكتمل جميع المهام بنسبة 100٪ وفي الوقت المحدد
    ✓ كيفية التحضير الفعال للاجتماعات وعقدها
    كيفية تنظيم العمل المنتج للموظفين في مكتب واحد