편지의 무자비한 통신 사본. 증거로 이메일을 보냅니다. 잘못된 제목

07.08.2020 | 서비스

보내는 편지의 사본은 어떻게 만들어집니까? 문서 헤더를 제거해야 합니까?

답변

GOST R 51141-98의 정의에 따르면 "사무 및 보관. 용어 및 정의”, 문서 사본은 원본 문서의 정보와 외부 기능의 전체 또는 일부를 완전히 복제해야 합니다. 저장을 위해 조직의 파일에 보관된 발신 문서의 사본에 대해 이야기하는 경우 두 가지 생산 옵션이 가능합니다.

에 대해 더 알아보기 비즈니스 편지의 종류

1. 계약자는 회신서를 작성하여 기관의 레터헤드에 출력한 후 서식에 작성된 문서를 복사기로 복사하여 원본과 사본을 승인 후 장에게 서명을 받음 . 이 경우 사본은 형식의 세부 사항을 포함하여 문서의 외부 기능을 복제합니다.

2. 계약자는 답변서를 작성하여 레터헤드에 인쇄한 후 준비된 편지를 일반 종이(레터헤드가 아닌)에 인쇄하여 사본을 만듭니다. 이 경우 사본은 문서의 레터헤드를 복제하지 않습니다.

에 대해 더 알아보기 비즈니스 서신에서 거절하는 방법우리는 링크의 자료에 썼습니다.

보내는 편지의 사본을 만드는 두 번째 옵션은 일반적으로 조직에서 인쇄된 양식을 사용하는 경우에 사용됩니다.

따라서 문서의 "헤더", 즉 양식의 세부 사항이 사본에 있을 수도 있고 없을 수도 있다고 말할 수 있습니다. 그것은 모두 사본을 만드는 방법에 달려 있지만 사본에서 양식의 세부 사항을 제거하는 것과 같은 요구 사항은 없습니다.

아마도 모든 사람은 적어도 한 번은 비즈니스 서신을 작성해야 할 필요성을 처리해야했습니다. 그것을 컴파일 할 때, 당신은 무의식적으로 그것이 결코 쉽지 않다는 결론에 도달합니다. 비즈니스 서신을 작성하기 위해 알아야 할 많은 규칙과 규정이 있습니다. 이 기사는 문서 초안을 작성하는 과정을 자세히 설명하고 비즈니스 서신 샘플을 제공하며 유형 및 디자인에 대해 설명합니다.

형태

기성품 양식은 견고성을 제공하고 회사의 신뢰성을 나타냅니다. 여기에는 다음과 같은 조직에 대한 필수 정보가 포함되어 있습니다.

이름.
주소.
연락처 전화번호.
웹사이트.
이메일.
심벌 마크.
기타 연락처.

양식에 대한 엄격한 규칙은 없습니다. 따라서 각 조직은 어떤 정보를 넣을지 독립적으로 결정합니다.

비즈니스 서신을 올바르게 작성하는 방법? 훈련

비즈니스 서신은 고유한 규칙과 요구 사항에 따라 특정 방식으로 작성 및 실행됩니다. 목표에 따라 저자는 자신이 계산한 결과를 얻기 위해 내용을 자세히 생각합니다. 그는 수취인이 서신의 주제에 대해 이미 알고 있는 정보, 앞으로 진행해야 할 내용 및 내용의 새로운 내용을 명확하게 이해해야 합니다. 주장은 저자가 추구하는 목적에 따라 다릅니다. 비즈니스 서신을 준비하는 과정은 다음 단계로 나눌 수 있습니다.

문제의 연구.
초안 편지 쓰기.
그의 동의.
서명.
등록.
수취인에게 발송합니다.

비즈니스 서신의 구조

편지를 편집 할 때 정보로 포화시켜야합니다. 즉 필요한 모든 정보를 거기에 넣어야합니다. 단순하거나 복잡할 수 있습니다. 에 간단한 편지내용은 일반적으로 수신자의 응답이 필요하지 않은 정보를 명확하고 간결하게 표시합니다. 복합은 여러 섹션, 단락 및 단락으로 구성될 수 있습니다. 각 단락은 정보의 한 측면을 나타냅니다. 이 유형의 비즈니스 서신의 샘플은 일반적으로 소개, 주요 및 최종 부분으로 구성됩니다.

다음은 비즈니스 서신을 작성하는 예입니다. 소개 부분입니다.

주요 부분은 상황, 이벤트, 분석 및 증거를 설명합니다. 이 부분에서 그들은 어떤 식 으로든 행동해야한다고 확신하고 상황이 어땠는지 증명하고 다양한 주장을 인용하여 모든 이벤트에 참여할 필요성에 대해 알려줍니다.

결론에는 제안, 요청, 알림, 거부 등의 형태로 이루어진 결론이 포함됩니다.

비즈니스 서신 작성의 예(마지막 부분)가 아래에 나와 있습니다. 이것은 본문에 명시된 요구 사항을 요약합니다.

제공된 모든 정보는 최적의 일관성을 유지하고 인지할 수 있어야 합니다.

각 이메일은 가운데 정렬된 메시지로 시작합니다. 이 작은 부분이 매우 중요합니다. 그것을 선택할 때 저자는 다음을 고려해야합니다.

수취인의 위치.
관계의 본질.
공식.
에티켓.

편지는 정중한 형식으로 끝나야 합니다. 예: "... 추가 협력에 대한 희망을 표현합니다(초대에 감사드립니다) ...". 이 문구 다음에 저자의 서명이 옵니다.

스타일

모든 편지는 공식적인 비즈니스 관계를 위해 연설 수단을 사용하는 것을 의미하는 공식적인 비즈니스 스타일이어야 합니다. 이러한 언어의 특징은 다음과 같은 상황에서 형성됩니다.

비즈니스 관계의 주요 참가자는 법인, 편지가 쓰여진 머리와 관리를 대신하여.
조직의 관계는 엄격하게 규제됩니다.
커뮤니케이션의 주제는 회사의 활동입니다.
관리 성격의 문서에는 일반적으로 특정 수신자가 있습니다.
종종 조직의 활동 과정에서 동일한 상황이 발생합니다.

이와 관련하여 비즈니스 서신에 포함된 정보는 다음과 같아야 합니다.

공식적이고 비인격적이며 의사 소통 참가자 간의 거리를 강조합니다.
특정 수신자를 위한 주소입니다.
작성 당시의 현재.
신뢰할 수 있고 공정합니다.
수신자가 조치를 취하도록 유도하는 이유.
의사 결정을 위해 완료하십시오.

요구 사항

비즈니스 서신은 다음 요구 사항을 충족해야 합니다.

음성은 어휘, 형태 및 구문의 모든 수준에서 표준화됩니다. 여기에는 많은 회전, 용어 및 공식이 포함되어 있습니다.
글의 어조는 감정적이고 표현적인 언어 표현을 사용하지 않고 중립적이고 절제되며 엄격합니다.
논리적 오류가 없는 텍스트의 정확성과 명확성, 표현의 명확성과 사려깊음.
간결함과 간결함 - 추가적인 의미를 지닌 표현을 사용하지 않습니다.
반복적인 상황의 결과로 형성된 언어 공식의 사용.
용어의 사용, 즉 특별한 개념을 가진 단어나 구.
어휘(즉, LLC, GOST 등 단어의 일부에서 문자를 제거하여 형성된 복합어) 및 그래픽(즉, 축약어 지정: gr-n, zh-d 등)이 될 수 있는 약어의 사용 ).
유전적 및 도구적 경우에 구조의 사용.
구두 명사가 있는 구("지원" 대신 "지원").
간단한 일반적인 문장을 사용합니다.

위의 비즈니스 서신 샘플은 아래에 나와 있습니다. 풀 버전(주요 부분과 함께). 정보는 공식 비즈니스 스타일의 모든 요구 사항을 충족합니다.

비즈니스 서신의 종류

특정 문제에 대해 비즈니스 레터를 작성하는 것이 가장 좋습니다. 한 번에 여러 문제를 해결해야 하는 경우 여러 옵션을 작성하는 것이 좋습니다.

비즈니스 서신은 내용에 포함될 수 있습니다.

따르는. 이러한 편지는 일반적으로 문서를 보낼 위치를 알리는 데 필요합니다.
(비즈니스 레터는 어떻게 작성합니까? 이런 종류의 문서를 작성해야하는 사람들에게 샘플 커버 레터가 도움이 될 것입니다.)

보증. 약속이나 조건을 확인하기 위해 작성되었습니다. 예를 들어, 작업에 대한 지불, 임대료, 배달 시간 등을 보장할 수 있습니다.
고맙습니다. 그들은 최근 몇 년 동안 점점 더 자주 사용되었습니다. 그러한 편지는 파트너십의 좋은 분위기를 보여줍니다. 일반 레터헤드나 아름다운 인쇄물이 있는 색종이로 발행될 수 있습니다.
(업무용 레터는 어떻게 작성하나요? 감사 버라이어티의 샘플은 해결하는 작업에 따라 자유로운 형식으로 작성됩니다. 이 경우 편지의 본질을 가장 짧은 형식으로 표현합니다. 이러한 샘플, 만든 장식이있는 색종이에, 명예의 장소에서 방 회사의 벽에 걸 수 있습니다.)

정보 제공.
교훈적.
축하합니다.
광고하는.

다음과 같은 문자도 있습니다.

협력에 대한 제안. 최근에 매우 일반적으로 조직에 전송되며, 예를 들어 이 샘플과 같은 광고 성격을 띠는 경우가 많습니다. 상업 편지를 쓰는 것은 매우 어렵습니다. 많은 뉘앙스를 고려하여주의를 기울이고 관심을 가져야합니다. 하지만 아래의 모델대로 만든다면 성공할 가능성은 다 있습니다.

초대장. 그들은 보내져 다양한 행사에 참여하겠다고 제안합니다. 일반적으로 리더나 관리에게 전달되지만 전체 팀에게 전달될 수도 있습니다.
요청.
알림.
요청 및 더 많은.

편지에 대한 응답을 작성하는 방법. 예시

대답은 첫 번째 편지에 명시된 요청을 반복하는 것으로 시작해야 합니다. 그런 다음 검토 결과를 제공하고 승인 또는 거부 이유를 표시합니다. 비즈니스 응답 서신에는 예상 정보에 대한 대체 솔루션이 포함될 수 있습니다. 일반적으로 다음 원칙을 따릅니다.

첫 글자와 그 내용에 대한 링크의 존재.
같은 언어를 의미합니다.
콘텐츠의 비슷한 양과 측면.
특정 순서 준수.

등록

레터헤드 비즈니스 서신을 사용하는 것 외에도 디자인의 다른 미묘함을 고려해야 합니다. 세부 정보, 약어 규칙, 주소 철자, 제목, 텍스트 길이, 필드 너비 등이 있습니다.

비즈니스 서신의 샘플은 모든 미묘함과 뉘앙스를 고려하여 작성하는 데 도움이됩니다. 그들은 초보 점원과 숙련된 작업자 모두가 사용합니다. 샘플 덕분에 문자를 올바르게 쓰는 방법을 배우고 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

아래에 명시된 모든 기본 규칙은 주로 파트너, 동료, 고객 및 계약자와의 비즈니스 서신과 관련이 있습니다. 개인 서신에 사용하는 것은 모든 사람의 사적인 문제입니다. 그러나 개인적인 서신에서 이러한 규칙을 따르는 것은 당신에 대해 좋은 인상을 줄 뿐입니다.

비즈니스 이메일 윤리

갑자기 더 이상 읽고 싶지 않다면 최소한 다음 기본 규칙으로 자신을 제한하십시오.

회신 시 "전체 회신" 버튼을 이용해 주십시오.이렇게 하면 초기 이메일 수신자의 사본이 보관되어 답장이 지나칠 수 없습니다. 인터페이스 설정에서 "답장" 버튼을 숨기는 것이 좋습니다. 필요한 경우 원치 않는 수신자를 "손으로" 삭제할 수 있습니다.
"제목" 필드를 비워 두지 마십시오.귀하와 통신하는 사람들은 하루에 수백 개의 이메일을 받을 수 있으며, 그들은 이 필드를 사용하여 이메일의 중요성과 내용을 빠르게 평가합니다.
견적 편지.새 이메일로 답장을 시작하지 말고 수신된 이메일에서 "전체 답장"을 클릭하고 이메일 클라이언트 설정에서 답장 및 전달할 때 견적 기능을 끄지 마십시오.
전체 인용 시(당신의 대답이 전체 편지에 대한 것이라면) 답의 텍스트를 편지의 맨 아래가 아니라 맨 처음의 시작 부분에 씁니다.

계속할까요?

편지 받기

받은 편지를 읽어야 합니다. 만약 당신이 편지를 받았다면 그것은 누군가가 어떤 이유로 그것을 보냈다는 것을 의미합니다(물론 여기에서 스팸은 고려되지 않습니다). 읽지 않은 것으로 표시된 편지가 있고 하루보다 오래된 사람은 메일 작업 방법을 모릅니다. 그러나 다음과 같은 경우에는 용서됩니다.
- 그 사람이 예기치 않게 사망하거나 병에 걸렸습니다.
- 메일 작업은 포함되어 있지 않습니다 직무 책임(그러면 그는 비즈니스 이메일이 필요하지 않습니다).
관리자가 아닌 경우 하루에 최소 2번(아침과 오후) 메일을 확인합니다. 제작 질문에 답변하지 않으면 다른 사람의 작업이 지연되고 문제 해결이 지연될 수 있습니다.
관리자인 경우 하루 종일 언로드하지 않고 자동으로 메일을 확인하는 이메일 클라이언트를 실행하여 근무일을 시작해야 합니다. 자동 메일 배달/수신을 최소 10분마다(바람직하게는 1-3분) 설정합니다.
당신은 편지를 받았습니다. 당신이 매우 바쁘다면 즉시 그 편지의 발신인과 주제를 평가하고 훑어보십시오. 이렇게 하면 편지에 긴급한 응답이 필요한지 아니면 조금 기다릴 수 있는지 신속하게 결정할 수 있습니다.
가능하시다면 바로 답변 부탁드립니다. 이것은 물건을 옮기고 우편물을 쌓지 않는 가장 쉽고 효율적인 방법입니다.
하루 안에 답장을 못 드린다는 걸 알면 바로 “며칠 내로 답하겠다”라고 적거나 최소한 “조금 있다가 답하겠다”라고 적는 것이 좋다.

받는 사람, 참조, 숨은 참조 필드

"받는 사람"("받는 사람"), "참조"("복사") 및 "숨은 참조"("숨은 참조") 필드가 있음을 기억해야 합니다. 서신을 받은 후 귀하의 추가 조치(및 통신 파트너의 조치)는 다음과 같은 조치에 따라 달라집니다.
- "받는 사람"("받는 사람") - 편지와 그 안에 포함된 정보 또는 질문은 수신자에게 직접 전달됩니다. 질문을 보내면 "받는 사람"필드에 지정된 수신자의 응답을 기다리고 있습니다. 당신이 받는 사람이라면 대답해야 합니다.
- "SS"("복사본") - 사본에 서 있는 수신자는 "정보 제공을 위해" 편지를 받거나 "증인 초대"를 받습니다. 사본의 수신자는 다음과 같이 해서는 안 됩니다. 일반적인 경우편지에 답하다; 또한 필요한 경우 "방해해서 죄송합니다."라는 문구로 시작하는 경우 공손한 것으로 간주됩니다.
- "BCC"( "Blind Copy") - "궁전 음모"에 대한 필드. 이 필드에 받는 사람을 지정하면 이 편지를 "비밀로" 그에게 보냅니다. 주요 받는 사람이나 복사본에 있는 사람들은 이 사람에게 편지를 보낸 사실을 알지 못합니다. 모든 수신자가 귀하의 주소록을 알지 못하도록 대량 메일에도 사용됩니다.
회신 시 "전체 회신" 버튼을 이용해 주십시오. 이렇게 하면 초기 이메일 수신자의 사본이 유지되며 회신에서 누락되지 않습니다.
당신의 특파원에 의해 거기에 사람들이 추가한 편지의 사본에서 삭제하지 마십시오. 다른 통신원이 귀하의 답변을 받지 못하도록 개인적인 답변을 하려면 편지를 쓴 사람을 제외한 모든 사람을 사본에서 삭제하십시오(예, "답장" 버튼은 사용하지 않습니다).
"받는 사람" 필드에 수신된 편지에 두 명 이상의 수신자가 있는 경우, 이는 두 통신원 또는 그들 중 하나가 응답해야 함을 의미합니다. 둘 다 대답해야 한다는 점을 고려하십시오. 편지가 귀하와 다른 사람에게 발송된 경우에도 응답하십시오(“이 질문은 확실히 저를 위한 것이 아닙니다. 그런 대답을 하세요”와 같은 대답일지라도).
또한 "받는 사람" 필드에 둘 이상의 수신자를 포함하지 않는 것이 좋습니다. 두 사람에게 보낸 편지에 대해, 각자는 다른 사람이 답할 것이라고 생각할 것이기 때문에 당신은 어느 쪽에게서도 답을 받지 못할 것입니다. 모든 사람이 이 기사를 읽은 것은 아닙니다.
통신 참여자의 동의 없이 개인 통신을 메일링 리스트로 전달하는 것은 비윤리적입니다!

주제 필드

비워두지 마십시오.
편지의 제목은 짧아야 하지만 편지의 주요 내용인 주제를 반영해야 합니다. "질문", "안녕하세요!"와 같은 헤드라인 또는 빈 헤드라인은 기본적인 비즈니스 작문 기술이 부족한 초보자임을 배신합니다.
제목이 다른 여러 이메일 중 하나에 답장할 때는 올바른 내용으로 답장하십시오. 회의에 대해서는 "Meeting on Tuesday, 18.04"라는 제목의 편지에, 인쇄물에 대해서는 "인쇄물"이라는 제목으로 편지에 회신하십시오. 이것은 이전 서신의 인용 때문입니다(아래 편지 쓰기 섹션 참조).
주간 보고서와 같은 전자 메일을 주기적으로 보내야 하는 경우 헤더를 일정하게 유지하거나 적어도 일부는 일정해야 받는 사람이 이러한 메일을 정렬하기 위한 자동 규칙(규칙)을 설정할 수 있습니다.

글쓰기의 중요성

편지에 긴급 변경 사항에 대한 정보, 계약 텍스트 또는 우선주의해야 할 기타 정보가 포함되어 있으면 "높은"중요도를 사용하면받은 편지함 폴더의 편지가 강조 표시됩니다.
"높은"중요도를 헛되이 사용하지 마십시오. "시끄러운"사람들은 성가시고 더 겸손합니다.
비즈니스 특파원에게 보내는 개인 편지나 재미있는 그림이나 링크가 있는 편지를 로우로 표시하세요.

편지 쓰기(답변)

예의 바른 인사로 시작하세요. "헤이 그리아!" 당신이 사람의 이름을 쓰기에는 너무 게으르다고 말합니다. "안드레이!" 또는 "안녕하세요!" 꽤 예의 바르고 충분합니다.
그 사람과 같은 언어로 말하십시오. 이것은 러시아어/영어뿐만 아니라 텍스트의 형식에도 적용됩니다. 공식적인 편지를 받았다면 비공식적인 답변은 응답자에게 무례하고 자신의 낮은 문화를 보여주는 것입니다. 비공식 항소에 대한 공식적인 응답은 규정 준수를 요청하거나 단순히 기업 규칙에 의해 요구되는 것입니다.
중간 문자가 아닌 서신 사슬의 마지막 문자에 항상 응답하십시오.
음역을 사용하지 마십시오문자를 다르게 입력하기 어려운 상황(예: 휴대폰 또는 러시아어 키보드 레이아웃이 없는 컴퓨터에서)에서 편지를 보내는 경우는 제외합니다.
메일 클라이언트가 러시아어를 지원하지 않거나 인코딩이 손상된 경우 회신 텍스트를 첨부 파일로 첨부하십시오.
비즈니스 서신은 정확하고 간결하며 구체적이어야 합니다.
- 정확성 - 참조하는 정확한 데이터(다른 이메일의 날짜 및 제목, 회의 날짜, 회의 의제 항목, 파일 이름, 웹상의 문서 링크 등)를 지정합니다.
- 간결성 - 일부는 세 문장으로 쓸 수 있는 내용을 세 페이지에 설명합니다. 명확하게 생각하는 사람은 분명히 말하고 당신의 특파원은 이것을 봅니다.
- 구체성 - 받는 사람에게 정확히 무엇을 요구하는지, 어떤 행동을 원하는지 편지에서 명확해야 합니다.
비즈니스 서신은 서신 연습의 장소가 아니며 감정을 표현하는 장소가 아닙니다. 이를 위해 포럼, 대화방 및 기타 전자적 대인 커뮤니케이션 수단이 있습니다. 간결한 비즈니스 텍스트는 건조함이 아니라 시간 절약과 생각의 정확성입니다.
편지에 여러 질문, 주제 또는 작업이 포함된 경우 구조화하고 번호 매기기 여부와 관계없이 단락으로 구분합니다. 계속되는 "생각의 흐름"은 읽기 어려운 반면 편지의 요점을 놓치기 쉽습니다. 더욱이 어떤 사람들은 구조화되지 않은 편지를 즉시 휴지통으로 보내는 경향이 있습니다(이것은 아마도 극단주의일지라도).
요청이나 작업에 대한 대답은 "하자!"입니다. 불완전한 "우리는 이런 날짜까지 할 것입니다", "많은 날에", "이러한 이벤트 후에"-이것이 더 구체적이고 정확한 답변입니다.
"ok"라고 간단히 답할 수 있는 방식으로 편지를 쓰면 훨씬 빨리 답장을 받을 수 있습니다. 예를 들어, 수행할 작업에 대해 여러 옵션이 있는 경우 기본 옵션을 제안하십시오.
텍스트에는 오류가 없어야 합니다. 오체피야트키무섭지는 않지만 모든 글자에서 단어를 잘못 쓰고 쓰면 매우 빨리 눈에 띄고 러시아어로 마이너스가있는 "트로이카"가 분명해집니다 (또한 일반적인 교육 및 문화 수준에 대한 추가 결론) .
이메일의 html 형식을 사용하지 마십시오. 안타깝게도 이 형식의 편지 쓰기는 Outlook의 기본 형식이지만 사용할 때 특히 인용(답장 및 전달)할 때 많은 질문이 발생합니다.
html 형식의 편지를 받은 경우 일반 텍스트로 변경하지 마십시오. 이렇게 하면 응답을 받을 때 보낸 사람의 정보 인식이 깨집니다. 당신의 특파원이 당신에게 더 중요할수록 그에 대한 적절한 인식을 유지하는 것이 더 중요합니다. 색상으로 html 인용에서 답변을 강조 표시하는 데 대처하거나 html 서식 패널에서 "들여쓰기 줄이기" 버튼을 사용할 수 있습니다(변덕스러운 뉘앙스가 있지만).
원본 편지의 텍스트를 인용하십시오. 그것이 무엇을 의미한다고 생각합니까? 나도 모르겠다: 받는 사람: AIST는 창의적인 새 제목: Re: Re: Re: Question Ok! 바샤
다른 사람의 글을 인용할 때 절대 옳지 않습니다! 이것은 일종의 위조 편지입니다.
전체를 인용할 때(당신의 대답이 전체 편지에 대한 것이라면), 답의 텍스트를 편지의 끝이 아닌 시작 부분에 씁니다.
인용문을 사용하여 1점씩 회신하는 경우 인용문을 ABOVE AND BOTTOM 공백으로 구분하고 문장의 시작 부분에 대문자를 사용하십시오. 여기에서 답을 찾으십시오. > 첨부된 로고로 교체하는 것이 좋습니다. > 배경에 있는 매우 화려한 이 로고는 첨부 파일에서 로고를 찾지 못했기 때문에 > 비문을 수정합니다. - "물고기" 대신 "노예"라고 써야 합니다. "! > 그렇지 않으면 우리는 오해를 받을 것입니다, 비문은 수정되었습니다, 죄송합니다 > 그리고 마지막...
지적인 사람의 편지는 그 편지를 받는 사람들의 성격을 반영합니다.

[리히텐베르크 게오르크 크리스토프]

받고 싶은 편지를 쓰세요.

[고대 격언]

글쓰기는 비즈니스 세계에서 강력한 주장입니다.

[베크테레바 빅토리아]

1. 비즈니스 서신에 균일한 기업 표준이 있는 이유는 무엇입니까?

전자 메일은 모든 회사에서 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 속성입니다. 이메일을 사용하지 않는 회사는 거의 없습니다. 그러나 다음과 같은 질문을 스스로에게 해보십시오.
- 동료에게 이메일을 보낼 때 블랙홀로 이메일을 보내고 있는데 응답을 받지 못할 수도 있다고 느낀 적이 있습니까?
- 직원들이 서로에게 전화를 걸어 급한 메일을 읽어달라고 하면 하루 종일 이런 일이 발생합니다.
- 그들이 이메일에서 당신에게 원하는 것이 정확히 무엇인지 절대 이해할 수 없을 때
- 토론할 때 어렵고 어려운 질문이 있을 때 이메일정보, 세부 사항의 바다에 빠져 여전히 문제가 해결되지 않았습니다.
이러한 질문이 귀하와 관련이 있는 경우 전자 통신에 대한 통일된 규칙을 도입하여 매일 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 이 기사에서는 비즈니스 서신의 에티켓에 대해 이야기 할 것입니다.

2. 비즈니스 통신 윤리의 7가지 주요 규칙

우리는 비즈니스 서신 규칙을 조건부로 분리합니다. 윤리 규칙에 대해그리고 의사 소통 및 정보 교환의 규칙.

통신 규칙은 비즈니스 프로세스 및 프로젝트 내에서 정보를 교환하기 위한 규칙에 의해 관리됩니다. 우리는 그들에게 별도의 기사를 할애 할 것입니다. 윤리규범은 임직원의 대내관계 스타일을 형성하며, 필연적으로 협력사 간의 회사 이미지 형성에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 저는 최근에 "안녕하세요, Bekhterev"라는 말로 시작하는 우리 파트너 중 한 사람의 편지를 받았습니다. 우리의 협력에 대해 어떻게 생각하십니까?

비즈니스 통신을 수행하는 동안 회사의 "얼굴을 잃지" 않기 위해 비즈니스 통신 윤리의 "황금 규칙"을 따라야 합니다.
1. 우리는 항상 호소로 편지를 시작합니다
2. 이메일 제목은 다음과 같아야 합니다.
3. 보내기 전에 맞춤법, 구두점 및 음성 오류를 확인하십시오.
4. 편지는 구조화되어야 합니다(NO 물!)
5. 편지에는 올바른 문구가 포함되어야 합니다.
6. 우리가 편지에 첨부 파일을 보낼 경우, 우리는 분명히 첨부 파일이 있다고 쓸 것입니다 (이 이동은 편지를 보내고 파일이 첨부되지 않은 상황을 피하는 데 도움이됩니다. 문서, 귀하가 서신에 표시한 첨부 문서가 누락되었음을 신속하게 응답하고 귀하에게 편지를 보낼 수 있습니다).
7. 우리는 메시지를 삭제하지 않습니다. 가장 중요한 포인트 중 하나입니다. 편지는 문서이기 때문에 메시지 기록을 삭제해서는 안됩니다. 필요한 경우 항상 통신 기록을 올릴 수 있어야 합니다. 예를 들어, Radislav Gandapas는 서명에 서신 기록을 삭제하지 말라는 요청까지 포함했습니다.
3. 글자의 종류

다양한 분류가 있으며 디자인 구조에 따라 문자를 구분할 것을 제안합니다.
1. 통신문(거부장, 청구장, 인정장, 사유서 등)
2. 동의서
편지-통신

이 유형의 편지에는 직원이 직업 활동 중에 사용하는 모든 유형의 편지가 포함됩니다.

문자 구조

편지는 단일 텍스트로 형식이 지정되어서는 안 됩니다. 수신자가 중요한 정보를 놓치지 않도록 명확하게 구성하고 구성해야 합니다. 편지의 구조는 다음과 같은 명확한 구성 요소로 구성됩니다.

편지 제목

서신의 제목은 "계약 협상", "고려할 문제 제안", "보고서 보내기" 등 응답자에게 기대하는 특정 조치를 포함해야 합니다.

문서를 보내는 경우 제목 줄에는 첨부 편지에 포함된 문서의 명확한 문구가 포함되어야 합니다.

올바른 제목을 작성하는 것이 왜 중요한가요?

편지의 주제별로 매일매일 흘러가는 정보의 흐름 속에서 필요한 편지를 아주 쉽게 찾을 수 있습니다. 어떤 편지도 손실되지 않습니다.

참고: 회사 내에서 편지를 보내는 경우 편지의 제목은 주어진 표준에 따라 형식이 지정되고, 회사 외부로 편지를 보내는 경우 템플릿에 따라 제목 형식을 지정하는 것이 좋습니다. 회사 이름: 편지의 목적.

편지의 본문이 건설적일수록 좋습니다! 직원들에게서 개발해야 하는 비즈니스 서신의 핵심 기술 중 하나는 자신의 생각을 명확하고 간결하게 표현하는 능력입니다.

추신 우리가 편지를 작성할 때 대담한 사람의 편지에서 사실을 언급하는 경우 색상이나 글꼴로 구분하여 인용해야합니다.

기업 서명

회사 서명 디자인 템플릿은 회사의 모든 직원에게 동일해야 합니다.

서명에는 필요한 경우 편지를 받는 사람이 귀하에게 쉽게 연락할 수 있도록 수취인의 모든 주요 세부 정보가 포함되어야 합니다.

감사합니다,

성명, 직위.

추신 파트너 / 고객과의 따뜻한 관계를 원한다면 개인 서명을 발행하는 것이 좋습니다. 공식적인 서신에서도 개인적인 태도로 편지를 받는 것은 누구라도 기쁘게 생각합니다.

개인 서명은 항상 편지의 본문을 나타냅니다. 예시: 좋은 하루 되세요/ 감사합니다 / 오늘 이야기 반가워요 / 이렇게 중요한 문제에 시간을 내어 주셔서 감사합니다 / 가족과 아이들에게 인사 등

받는 사람/참조

편지가 아직 준비되지 않았을 때 실수로 편지를 보내지 않도록 "받는 사람"과 "참조" 필드를 마지막으로 채웁니다.

"받는 사람"과 "참조" 필드의 차이점은 무엇입니까?

"받는 사람"필드에 작업을 수행하려는 사람의 주소를 삽입합니다.

"사본" 필드에 편지 내용을 읽으면 도움이 될 사람의 주소를 입력합니다.

추신 우리의 경험은 "복사" 필드가 매우 유용하다는 것을 입증했습니다. 일반 직원과 협상하고 중요한 문제에 대해 논의하지만 장점과 시간에 대한 답변을받지 못하면 서신이 시작되는 즉시 이사 또는 상위 관리자의 편지를 사본에 삽입하는 것이 좋습니다 건설적으로.

불행히도 많은 회사에서 수준 기업 문화적절한 수준이 아니므로 직원이 업무를 잘 수행하기 위해 경영진의 엄격한 통제가 필요한 상황이 있습니다.

또한 Outlook에는 "숨은 참조"와 같은 기능이 있습니다. 중요한 도구, 이해 당사자에게 편지에 대해 알릴 수 있지만 동시에 편지가 그에게만 전달되지 않는다는 사실을 받는 사람을 당황하게 하지 않습니다!

동의서

회의 결과를 요약하고, 서면으로 계약을 체결하고, 완료 시간을 표시하고, 명확히 할 수 있는 중요한 유형의 서신입니다. 양 당사자가 올바르게 수행해야 하는 작업을 이해했습니까?

서면 동의와 실행에 대한 공통의 비전을 갖기 위해 회의, 협상 및 회의 후에 그러한 서신을 작성하는 것이 유용합니다.

문자 구조:
1. 토론 참가자들에게 인사, 호소 및 감사를 전합니다.
2. 합의가 형성된 회의의 목적을 반복합니다.
3. 논의된 모든 문제 목록, 그에 대한 결정 및 실행 책임자 임명.
4. 역사에 대한 긴급한 구현이 필요하지 않은 아이디어를 수정합니다.
5. 받는 사람에 대한 질문: 모든 것이 고려됩니까? 의견이나 추가 사항이 있습니까?
예를 들어:

편지 디자인

폰트

글자체는 균일해야 하며, 이탤릭체를 사용하여 텍스트, 제목의 요점을 강조할 수 있지만 단일 디자인 스타일을 고수하는 것이 필수적입니다.

추신 대문자로 쓰여진 단어는 어조의 상승으로 인식된다는 것을 항상 기억해야 합니다. 그들은 피해야합니다.

절

텍스트가 더 쉽게 인식될 수 있도록 별도의 단락에 각각의 개별 생각을 배열하는 것이 바람직합니다.

들여 쓰기

단락은 서로 병합되어서는 안 됩니다. 편지의 가독성을 높이려면 인사말 뒤, 각 단락 앞, 서명 앞에 들여쓰기를 해야 합니다.

편지를 시각적으로 더 매력적으로 만들려면 편지 본문의 링크를 하이퍼링크로 형식을 지정하는 것이 좋습니다.

작문 스타일

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✓ 한 사무실에서 직원의 생산적인 작업을 구성하는 방법