Megafon electronic de gestionare a documentelor. Megafon lansat edo. A fost un schimb de teste sau deja o operațiune cu drepturi depline a unei soluții gata făcute.

04.06.2020 | Căutare

MegaFon PJSC a introdus un nou serviciu pentru clienții corporativi, Electronic Document Management (EDM). Acum, serviciul este disponibil pentru clienții corporativi în sucursalele Stolichny și Central ale operatorului.

Serviciul face posibilă organizarea unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic cu semnatura electronica. Cu ajutorul „Electronic Document Management”, companiile pot genera acte electronice, borderouri și facturi, semnează documente create în sistem sau încărcate de angajați cu semnătură electronică și le pot schimba cu alte companii care utilizează serviciul. În plus, sistemul va oferi acces la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare clienților corporativi ai MegaFon.

Anterior, semnăturile electronice și gestionarea documentelor erau disponibile doar companiilor mari din cauza costului și cerinte tehnice. Astăzi, sistemul poate fi utilizat de orice persoană juridică. Acest lucru a fost posibil prin mutarea sistemului în cloud.

Vlad Volfson, director de dezvoltare a afacerilor corporative la MegaFon, comentează:

Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă depunerea declarațiilor fiscale prin internet, iar astăzi a devenit instrument important care a accelerat foarte mult fluxul de lucru. Am propus un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem siguri că clienții noștri vor aprecia acest serviciu. Cu ajutorul serviciului „Gestionare electronică a documentelor”, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei – managementul documentelor – merge în cloud după multe resurse corporative.

Care dintre operatorii EDI au furnizat serviciul pentru Megafon, vom afla în viitorul apropiat. În mod preliminar, putem presupune că aceștia sunt mai mulți operatori deodată. informat despre începutul conectării clienților Megafon încă din decembrie 2014. Takskom a anunțat și el acest lucru, dar din anumite motive informații despre acest proiect au dispărut de pe site-ul său. Și nici SKB Kontur nu a stat deoparte.

MegaFon PJSC efectuează un schimb documente electronice prin urmatorii operatori:

Taxcom LLC

ZAO PF SKB Kontur

ZAO Kaluga Astral

KORUS Consulting CIS LLC

SRL "Compania" Tenzor "

Totodată, clientul este invitat să plătească serviciile EDI direct în Contul Personal prin transferul de bani direct în contul curent al Megafon. Dacă ipotezele noastre sunt confirmate și există într-adevăr un singur operator, atunci în curând problemele roamingului interoperator vor începe să fie discutate din nou activ și vor deveni și mai importante.

Proiecte similare sunt urmărite activ de alții. Sperăm că în viitorul apropiat vor exista informații despre succesul altor proiecte.

Încă din anii 1960, organizațiile din SUA și Europa au început să facă schimb de date electronice. Dar managementul documentelor electronice folosit doar de câteva companii mari care și-ar putea permite. La urma urmei, nu existau standarde uniforme pentru schimbul electronic de documente. Până la sfârșitul anilor 1970, au început să se vorbească despre semnături electronice.

O semnătură electronică este o informație în formă electronică care este atașată sau asociată în alt mod cu alte informații în formă electronică (informații semnate) și care este utilizată pentru a identifica persoana care semnează informația.
Articolul 2 lege federala„Pe semnătura electronică”

Mai simplu spus, aceasta este cerința unui document electronic care vă permite să verificați autenticitatea (autoritatea), autenticitatea și integritatea acestuia.

Un algoritm criptografic pentru crearea semnăturilor digitale primitive a fost dezvoltat în 1977. Și șapte ani mai târziu, a fost aprobat un singur standard pan-european de schimb de date EANCOM (EDI).

În anii 1990, multe țări europene au adoptat legi speciale privind documentele electronice și gestionarea documentelor semnificative din punct de vedere juridic a început să fie efectuată în formă electronică. În Rusia, o astfel de lege a fost adoptată în 2011.

Gestionarea electronică a documentelor

Tot mai multe companii automatizează procesele interne de afaceri, implementează Sisteme de informareși stocați date în cloud. Contractele și actele pe hârtie sunt înlocuite cu documente electronice. Legea timpului.

Și dacă majoritatea companiilor fac față cu mai mult sau mai puțin succes optimizării interne, atunci gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți este adesea sincer șchioapă.

Managementul electronic al documentelor (EDF) este un management al documentelor semnificativ din punct de vedere juridic în format electronicîntre persoane juridice și/sau persoane fizice.

O situație tipică: un contabil întocmește un act de muncă efectuat în sistemul său contabil, îl tipărește și îl trimite prin curier către contrapartidă. Câteva zile mai târziu, contabilul firmei partenere primește și scanează acest document, iar apoi face manual înregistrarea în sistemul său de contabilitate. În acest caz, ambele părți trebuie să păstreze versiunile pe hârtie ale actului.

Gestionarea electronică a documentelor simplifică și accelerează foarte mult acest proces.

Avantajele EDI

Nu este nevoie să plătiți un salariu unui curier sau să plătiți servicii poștale.
Lucrul cu documente electronice este mai rapid și mai convenabil, iar riscul ca acestea să se piardă pe parcurs este zero.
Nu este nevoie să depozitați tone de hârtie în birou.
Toate documentele sunt la doar un clic distanță, puteți accesa oricare dintre ele oriunde există o conexiune la Internet.

Cum se configurează un EDI

Există două modalități principale de a face schimb de documente electronice: direct și printr-un intermediar.

În primul caz, companiile trebuie să încheie între ele un acord, care să descrie în detaliu procedura și condițiile de schimb, sau fiecare dintre contrapărți trebuie să aibă o semnătură electronică calificată. Pentru a-l obține, trebuie să contactați un centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei.

Cu toate acestea, chiar și cu o semnătură electronică calificată, nu toate documentele pot fi trimise direct, de exemplu, prin e-mail. Conform legislației în vigoare, facturile pot fi trimise electronic doar în format XML aprobat de Serviciul Fiscal Federal.

Prin urmare, este mult mai convenabil să configurați gestionarea electronică a documentelor printr-un intermediar. MegaFon a dezvoltat o interfață web pentru generarea, semnarea și schimbul de documente contabile și alte documente între entitati legale. Cu ajutorul acestuia, contabilul, managerul sau secretarul dumneavoastră va putea să încheie rapid un contract cu un nou partener, să emită o factură către un furnizor sau să accepte o estimare de la un antreprenor.

Totodată, toate documentele vor fi sistematizate și stocate în siguranță în contul personal al companiei.

Pentru a utiliza EDI, trebuie să aveți o semnătură electronică calificată.

În contul personal al portalului Electronic Document Management de la MegaFon, puteți crea documente noi (fără semnare și trimitere) și le puteți încărca pe computerul de serviciu.

Acolo poti solicita si documente de raportare pentru comunicare: facturi, facturi si acte. Documentele obtinute in acest mod sunt semnificative din punct de vedere juridic si nu necesita tiparire sau duplicare pe hartie.

Chiar și un contract de servicii comunicatii mobile cu „MegaFon” poate fi încheiat de la distanță. Clienții corporativi care au o semnătură electronică nu trebuie să petreacă timp vizitând biroul companiei. Totul se poate face prin contul personal. Rapid și, cel mai important, absolut gratuit.

Un alt plus al gestionării electronice a documentelor MegaFon este că se integrează ușor cu 1C. Dacă lucrați cu acest sistem de contabilitate, veți putea încărca documente în portal direct din 1C.

Pentru a începe să utilizați serviciul „Gestionare electronică a documentelor”, aveți nevoie de:

Înregistrați-vă pe portalul relevant.
Conectați o semnătură electronică validă la sistem.
Completați o cerere de aderare la Regulamentul sistemului electronic de gestionare a documentelor.

În primele 14 zile veți putea folosi pachetul promoțional de bază. Acesta prevede trimiterea gratuită a până la două mii de documente formale și până la o mie de documente informale. Două săptămâni este suficient timp pentru a simți toate avantajele managementului electronic al documentelor. După aceea poți alege plan tarifar pe baza obiectivelor dvs. de afaceri.

Serviciul de management electronic al documentelor economisește bani și timp la procesarea tranzacțiilor și la schimbul de documente. Beneficiile serviciului vor fi pe deplin apreciate de agenți, distribuitori, francizați, organizații cu structură de filială, precum și companiile care intenționează să crească eficiența schimbului de documente atât în cadrul organizației, cât și atunci când lucrează cu parteneri. Cu cât procesele de afaceri sunt mai rapide, cu atât profitul este mai mare. De acord, este o prostie să treci de o astfel de decizie.

Unul dintre producătorii de automobile din lume a calculat că imprimarea și livrarea prin curier la reprezentanță a unui pachet de documente costă aproximativ 580 de ruble. La sediul central al operatorului de telefonie mobilă din cei patru mari au făcut un studiu și a rezultat că folosesc aproximativ 420 de ramuri de hârtie pe lună. În același timp, chiar și cel mai obișnuit startup de internet cheltuiește aproximativ 11 pachete pe lună. Nu este greu de calculat că costul managementului documentelor pentru orice companie este o sumă semnificativă pe care orice manager ar fi bucuros să o reducă.

Totodată, în studii, nimeni nu a ținut cont de timpul pe care angajații îl petrec căutând documentele necesare muncii. Această problemă este relevantă chiar dacă o singură persoană este implicată în fluxul de lucru. Odată cu utilizarea colectivă a documentelor, aceasta se agravează uneori și, în cele din urmă, devine practic de nerezolvat dacă organizația este distribuită geografic. Între timp, AIIM (Association for Information & Image Management) estimează că o companie care produce în medie 100 de dosare de fișiere pe săptămână cheltuiește 18.700 USD pe an pentru a recupera documentele pierdute. De asemenea, conform statisticilor AIIM, executantul mediu petrece 2,5 ore pe săptămână căutând documentele necesare, în timp ce funcționarii își petrec 20-30% din timpul de lucru pentru aceasta.

Nu uitați că guvernul rus introduce în fiecare an din ce în ce mai multe îmbunătățiri în activitatea sa, fixând legislativ normele pentru transferul raportării în formă electronică folosind o semnătură digitală electronică. De exemplu, prin ordinul Serviciului Federal de Taxe al Federației Ruse din 14 octombrie 2015 N MMV-7-11 / [email protected] A fost introdus un nou formular de raportare obligatorie pentru organizații și antreprenori individuali - 6-NDFL. Mai mult decât atât, doar acele organizații și antreprenori individuali care au plătit venituri la cel mult 25 de angajați pot furniza impozit pe venit pentru 6 persoane în formă de hârtie. Restul este exclusiv în formă electronică. Aceasta înseamnă că semnăturile digitale electronice (EDS) sunt acum disponibile în aproape toate organizațiile importante. Am făcut un sondaj în articolul nostru anterior (Ce este o semnătură. De la o picătură de sânge la un EDS) și mai mult de jumătate dintre cititorii noștri au lucrat deja cu o semnătură digitală.

Pe acest fond, serviciile de livrare devin extrem de relevante. raportare electronicăși sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS). Creșterea tehnologiilor IT și informatizarea pe scară largă au făcut posibil să se gândească la trecerea la metode fundamentale de management noi. În unele țări, implementarea EDMS a devenit o sarcină națională. Astfel, programul de e-guvernare a fost lansat în guvernul estonian deja în 2002, când accesul la internet în Estonia în ansamblu nu depășea 30% din populație. Până în prezent, 98% dintre cetățenii estonieni folosesc EDI atunci când comunică cu agențiile guvernamentale. Puteți vota chiar și la alegerile parlamentare și prezidențiale folosind o semnătură electronică digitală. De asemenea, puteți obține „reședință electronică” și, de exemplu, dacă sunteți co-fondator al unei companii ruso-estone, puteți obține de la distanță un EDS și puteți semna legal toate documentele. Aceasta nu reprezintă doar o comoditate și o economie de timp pentru oameni, ci și o economie semnificativă de costuri pentru guvern. Conform estimărilor medii, economiile din introducerea EDMS într-o organizație mai mult sau mai puțin mare pot ajunge la 95-97%. De exemplu, trimiterea unui document EDI costă doar câteva ruble.

În ciuda decalajului semnificativ al Rusiei în urma companiilor occidentale în această chestiune, rata anuală de creștere a pieței rusești EDMS, conform analiștilor, este de cel puțin 30%. Adoptarea legii semnăturii digitale electronice a creat baza legală pentru răspândirea pe scară largă a managementului documentelor electronice. Potrivit Forrester Research, 38% dintre companiile Fortune 500 consideră că achiziționarea unui EDS este esențială pentru succesul afacerii.

Sistemele EDMS există de mult timp în Rusia, dar aceștia sunt în principal operatori la scară mare, cum ar fi ZAO PF SKB Kontur, care sprijină activitatea structurilor federale și a întreprinderilor mari și este dificil de colaborat pentru întreprinderile mici și mijlocii. . Ținând cont de realitățile moderne, MegaFon și-a dezvoltat serviciul Electronic Document Management (EDF) pentru formarea, semnarea și schimbul de documente contabile și de altă natură în cadrul companiei și între persoane juridice. Cu ajutorul EDI, puteți simplifica munca de gestionare a documentelor în întreprindere și puteți crește eficiența departamentelor.

Serviciul Electronic Document Management (EDF) al PJSC MegaFon a fost lansat în 2015 pentru clienții corporativi din sucursalele Capital și Central ale operatorului, iar orice client al companiei l-ar putea folosi ulterior. Astăzi, orice entitate juridică poate lucra cu serviciul cloud, care este ceea ce au folosit peste 500 de organizații. Anterior, din cauza costurilor și cerințelor tehnice, semnăturile electronice și fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic erau disponibile doar companiilor mari. Folosind EDI, puteți genera acte electronice, borderouri și facturi în conformitate cu cerințele și recomandările Serviciului Federal de Taxe, precum și să le semnați cu un EDS și să le schimbați cu alte companii utilizatori.

Rusia are standarde pentru toate operațiunile necesare pentru utilizarea EDI: criptare, hashing, semnătură electronică.

1. Semnătura electronică și hashingul sunt utilizate pentru a asigura semnificația juridică a documentelor electronice prin utilizarea unei semnături electronice (ES):

GOST R 34.10-2012: Procese pentru generarea și verificarea unei semnături digitale electronice
GOST R 34.11-2012: Funcția Hash

Puterea criptografică a algoritmului de criptare se bazează pe problema logaritmului discret într-un grup de puncte pe o curbă eliptică. În prezent, nu există nicio metodă de rezolvare a acestei probleme, chiar și cu complexitate subexponențială. Este important pentru noi ca statul să-l recunoască ca fiind suficient de rezistent la cripto.

2. Criptare. Asigurarea confidențialității și controlului integrității informațiilor prin criptarea acesteia:

GOST 28147-89: Algoritm de transformare criptografică

Acesta este un cifru bloc cu o structură Feistel simplă, cu o dimensiune a blocului de 64 de biți, o cheie de 256 de biți și 32 de runde, dezvoltat în Uniunea Sovietică. Algoritmul a fost cercetat pe larg de experți de top în domeniul criptografiei și toți cercetătorii au spus că totul pare să fie sau ar trebui să fie securizat. Există o serie de comentarii cu privire la performanța sa, Nicolas Courtois a raportat chiar atacuri de succes asupra acestui algoritm, dar experții CryptoPro l-au reabilitat în ochii publicului.

3. Protecția canalelor de transmisie a datelor pe Internet. Pentru această sarcină, se utilizează TLS - un protocol de securitate la nivel de transport, în care se pot utiliza algoritmii de criptare GOST 28147-89 descriși mai sus și hashing în conformitate cu GOST 34.11-2012. Această combinație îi permite să fie certificat de FSB și FSTEK, ceea ce a fost făcut de CryptoPro, Cryptocom și VipNet în CIPF.

Dezvoltăm activ Managementul electronic al documentelor doar în interfața WEB, deoarece Web-ul este protejat de certificate de securitate și schimbul de fișiere prin aceste protocoale este (relativ) sigur. Cerințele pentru operatorii de gestionare a documentelor electronice sunt foarte mari și fiecărei companii trebuie să dețină o licență corespunzătoare Serviciul Federal securitate, care dă dreptul de a dezvolta sisteme informatice și de a furniza servicii de criptare a datelor. Se eliberează o licență separată pentru furnizarea de servicii de comunicații și transmisii de date. Operatorul nostru de bază este Kaluga Astral, care este folosit pentru a furniza EDI relevante din punct de vedere legal. Toate datele sunt stocate în rețeaua MegaFon (nu pe Internet), iar criptarea este utilizată pe tot site-ul, ceea ce garantează securitatea datelor dumneavoastră personale. Tehnologiile noastre de securitate îndeplinesc toate cerințele, toate datele sunt susținute și garantăm funcționarea neîntreruptă a serviciului 24/7. Indisponibilitatea maximă a serviciului în caz de accidente foarte grave nu depășește 15 minute.

EDS

Pentru a utiliza EDI, trebuie să aveți o semnătură electronică calificată și să configurați computerul să funcționeze cu aceasta. O semnătură electronică este un analog legal al unei semnături olografe, reglementată de legea N63-FZ și are scopul de a identifica persoana care a semnat documentul electronic. Puteți obține un certificat EDS în Rusia la oricare dintre Centrele de Certificare. Sunt în fiecare oraș. Lista actuală a CA poate fi găsită pe site-ul web al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei.

După ce primiți EDS, trebuie să cumpărați și să instalați software, care implementează algoritmii de securitate a informațiilor descriși mai sus. Vă recomandăm „Crypto-Pro”. Acestea sunt mijloace de protecție criptografică, cu ajutorul cărora documentele sunt semnate pe computere.

CryptoPro este lider în distribuția de protecție a informațiilor criptografice și a semnăturilor electronice în Rusia. Principalele produse ale companiei sunt instrumentele de protecție a informațiilor criptografice (CIPF) CryptoPro CSP și centrul de certificare CryptoPro CA. Datorită suportului pentru majoritatea platformelor mobile și a operatorilor ES, CIPF este încorporat în majoritatea soluțiilor mobile bazate pe iOS, Android și Windows8 care utilizează criptografia.

Puteți găsi prețurile licențelor pe site-ul oficial. Instalarea și configurarea CryptoPro, precum și înregistrarea dvs. EDS în el nu este dificilă. Au fost deja scrise o mulțime de instrucțiuni despre asta. Apropo, MegaFon continuă să-și modifice cartelele SIM dotându-le cu o semnătură digitală electronică, care vă va permite să semnați rapid documente de orice fel.

Interfața noastră acceptă orice certificat calificat, indiferent de autoritatea de certificare de care sunt emise.

Probleme de utilizare a EDS

Frauda EDS este asociată în principal cu furtul sau utilizarea fizică a certificatului de către alții. Acest lucru se întâmplă cel mai adesea din cauza stocării incorecte a jetonului cu certificatul și parola de la acesta. De asemenea, atacatorii folosesc adesea introducerea de viruși pe PC-ul utilizatorilor EDI, de exemplu, înlocuiesc textul documentului de pe ecran pe care utilizatorul dorește să-l semneze.

Cu toate acestea, toți acești factori depind de securitatea interfeței în care lucrează utilizatorul și de dacă utilizatorul însuși respectă măsuri de securitate elementare atunci când lucrează cu EDS.

Lucrul cu EDI

înregistrare

Pentru a vă înregistra în EDO (doc.megafon.ru), trebuie să completați un formular și să primiți confirmare la adresa specificată de dvs. E-mail. Acest lucru durează cinci minute.

Puteți profita de perioada de probă și puteți încerca serviciul timp de 14 zile.

După instalarea EDS, trebuie să-l înregistrați. Pentru a face acest lucru, accesați „Documente” și faceți clic pe „Primire și trimitere” sau „Setări” și „Gestionare servicii”.

Alegeți semnătura dvs. electronică:

Și completați detaliile companiei dvs.:

Adăugarea de utilizatori și atribuirea de roluri

După înregistrarea certificatului EDS, aduceți în serviciu toți angajații organizației prin meniul „Compania mea” și puteți adăuga și contrapărți deja cunoscute care lucrează în gestionarea electronică a documentelor acolo.

Există trei roluri de utilizator în EDF: Administrator, Operator și Semnat. Puteți face astfel încât unii angajați să nu poată decât să creeze Documente necesare, și le încredințează să semneze și să trimită către contrapartide numai către persoane autorizate. De exemplu, contabilul-șef sau directorul comercial.

Administratorul completează și editează detaliile Companiei pe Portal, distribuie roluri și formează invitații între angajați și contractori, gestionează certificatele de semnătură electronică în companie, precum și tarifele și un set de servicii.

Operatorul generează și semnează notificări și notificări de primire a documentelor.

Semnatarul semnează documentele pentru trimitere sau le respinge. Semnatarul poate șterge și documentele semnate eronat.

Un administrator poate invita un utilizator.

Sau găsiți-l printre cele deja adăugate în sistemul EDI.

Crearea documentelor

Luați în considerare procesul de creare a unui schimb de documente, de dragul căruia, de fapt, obțineți un sistem EDI. Există două opțiuni pentru trimiterea documentelor către o contraparte: fie le încărcați, fie creați-le singur în interfață. Sistemul însuși vă va spune dacă faceți ceva greșit.

Să încercăm să creăm o factură, o scrisoare de parcurs sau un act în interfață. Din meniul „Descărcare”, puteți atașa și un acord și orice alt document însoțitor pentru a-l trimite către contrapartidă.

Dacă contrapartea dvs. nu este încă în sistem, atunci o puteți adăuga din meniul corespunzător.

După pregătirea documentului, arată așa. Dacă totul este corect, atunci îl puteți trimite prin operatorul EDI. Pentru a începe procesul de semnare a unei companii, trebuie să activați serviciul unui operator special EDF.

În plus, puteți vizualiza și imprima o versiune de hârtie a documentului, precum și să vedeți întregul său istoric. O opțiune utilă pentru lider.

Dacă lucrați cu sistemul 1C într-o organizație, atunci puteți utiliza un modul special pentru automatizarea procesului de procesare a documentelor formalizate (TORG-12, acte de muncă efectuate și facturi) primite sau emise electronic.

Contacte

Meniul Contacte colectează toate contrapărțile, angajații și doar contactele persoanelor care lucrează în sistemul EDI și cu care faceți schimb de documente.

Rezultat:

Am încercat să facem sistemul de management electronic al documentelor MegaFon PJSC cât mai simplu și ușor de înțeles pentru utilizatori. Va trebui doar să efectuați configurarea inițială și să începeți să lucrați cu ea. Desigur, toate contrapărțile dvs. trebuie să se conecteze și la EDI.

Avantajele utilizării EDO includ:

respingerea suporturilor de hârtie și economiile asociate de timp și bani pentru consumabile și întreținerea echipamentelor de birou;
o modalitate sigură de schimb și stocare a informațiilor, precum și de organizare a accesului pe mai multe niveluri pentru oricare dintre angajații companiei;
o modalitate rapidă de a găsi datele potrivite, care este deosebit de importantă pentru organizațiile care lucrează cu volume mari de documentație.

Ceea ce împiedică dezvoltarea managementului documentelor electronice în organizație:

opinie stabilită despre fiabilitatea mai mare a unui document pe hârtie
închiderea retroactivă a documentelor
necesitatea de a instrui personalul în munca electronică.
indisponibilitatea altor contrapartide

Operatorii EDI încearcă să împingă companiile oferind un instrument convenabil pentru a găsi contrapărți care sunt deja pregătite să facă schimb de documente electronic. MegaFon nu este cu mult în urmă și continuăm să lucrăm la îmbunătățirea serviciului și la simplificarea interfeței. Chiar și astăzi, procesul de trimitere a unui document este destul de simplu, dar nu ne odihnim pe lauri și ne continuăm cercetările, încercând să facem produsul nostru cât mai simplu și comod.

27 februarie 2018 12:21

MegaFon a anunțat recent prima operațiune de schimb transfrontalier de documente. Astăzi vă aducem un interviu exclusiv pentru ECM-Journal cu Mikhail Berstenev, Director Achiziții și Logistică. Experții au avut multe întrebări de natură tehnică, de reglementare, organizatorică și generală de piață.

Cu contrapartea din care țară a fost organizat EDI? Ce documente au fost schimbate: formalizate sau neformalizate?

– MegaFon a devenit prima companie din Rusia care a implementat un proiect internațional de management electronic de documente cu un nerezident, Huawei. Acesta este furnizorul nostru din China, această țară nu este membră a EAEU. Schimbăm documente neformalizate: certificate de acceptare și transfer de licențe și echipamente, comenzi - conform legislației, nu pot exista documente formalizate cu nerezidenții. Am decis formatul în etapa de negociere a contractelor. În viitor, intenționăm să semnăm contracte, acorduri suplimentare, notificări folosind EDI, precum și să efectuăm corespondență oficială cu această contraparte.

A fost un schimb de teste sau deja o operațiune cu drepturi depline a unei soluții gata făcute?

– Putem spune că acesta este primul caz de schimb transfrontalier, dar nu singurul. Am început semnarea comenzilor pentru licențe din august 2017, și acționăm din decembrie, întrucât așteptam ca operatorul să finalizeze sistemul. Primul set a fost semnat în decembrie documente primare pentru furnizarea de echipamente tehnologice, iar în ianuarie a acestui an - prima comandă pentru furnizarea de echipamente. Adică, acesta nu mai este un mediu de testare, ci un schimb cu drepturi depline. Dar nu a existat o soluție gata făcută inițial, a fost dezvoltată special pentru acest caz.

Am înțeles de multă vreme necesitatea implementării unui astfel de proiect și am lucrat activ în această direcție. Huawei a fost primul partener cu care am reușit să creăm un precedent de piață. Desigur, nu plănuim să ne oprim aici. Avem planuri mari de scalare a soluției, dorim să transferăm interacțiunea cu toți furnizorii nerezidenți într-un format electronic. În ceea ce privește calendarul, ne concentrăm pe primul trimestru al anului 2018. În general, situația va depinde de nevoile afacerii, suntem mereu deschiși către noi proiecte. Sunt sigur că acest lucru va optimiza procesele de afaceri și va face interacțiunea și mai eficientă.

Pe baza ce software a fost organizat schimbul?

– Operatorul EDF a fost compania SKB Kontur, schimbul se realizează folosind platforma Kontur Diadoc dezvoltată de ei. Pe partea MegaFon, platforma este integrată în sistem ERP SAP, pe partea Huawei - prin acces prin interfața web. În viitorul apropiat, colegii plănuiesc să integreze modulul în sistemul lor SAP.

Din punct de vedere al legislației, organizarea schimburilor transfrontaliere este întotdeauna foarte dificilă. Ce reguli de drept ai respectat atunci când ai organizat un astfel de schimb?

– Legea principală în acest caz este legea Federației Ruse. În cadrul proiectului, am încheiat un acord de licență cu operatorul EDI, iar cealaltă parte, Huawei, a încheiat același acord cu operatorul. Întrucât întregul proces a fost reglementat de legea Federației Ruse, nu au existat dificultăți din punct de vedere al legislației.

Cât a durat toate pregătirile?

– Este greu să numim data exactă, ne gândim de mult la organizarea unui EDI transfrontalier. În general, implementarea integrală a proiectului a durat aproximativ 6 luni, inclusiv așteptarea unui răspuns de la agentii guvernamentaleși rafinarea sistemului de către operator.

Cum a fost organizată semnarea PE în timpul FED transfrontalier?

– Cu EDI transfrontalier, precum și cu limba rusă națională, documentele sunt semnate de ambele părți. Dacă vorbim despre partea tehnică, atunci pe scurt procesul de semnare este următorul - documentul este aprobat mai întâi în sistem SAPși semnat de ES-ul nostru, apoi este transferat prin magistrala de integrare prin operator în contul web personal al contrapartidei, verificat de acesta și semnat de ES-ul său. Drept urmare, atât noi, cât și contrapartea vedem un document semnat pe ambele părți în sistem.

Datorită îmbunătățirilor pe care operatorul le-a adus platformei sale special pentru proiect, MegaFon semnează documente folosind un ES calificat, iar Huawei semnează un ES necalificat. După cum am spus mai devreme, întregul proces este guvernat de legea Federației Ruse.

Ambele părți folosesc certificate rusești de cheie de verificare ES. La noi, ES-ul l-am primit pe cont propriu prin propriul nostru centru de certificare, nerezident - printr-un operator EDF.

Este o terță parte de încredere implicată în procesul de semnare sau mecanismul de lucru este construit diferit?

– În acest caz, terțul este operatorul EDI. Acesta este cel care verifică dacă nu se fac modificări documentului transmis și controlează valabilitatea ES utilizat.

Din punct de vedere juridic, nu au existat riscuri pentru recunoașterea ES, întrucât am semnat un acord suplimentar cu contrapartea privind utilizarea ES, în care s-a discutat întregul proces. Documentul precizează clar că, din partea noastră, CEP este eliberat de un centru de certificare, iar din partea acestora, de un operator EDF. Legislația prevede și cerința unei confirmări „pe hârtie”, adică o versiune tipărită a certificatului, care trebuie atașată la pachetul de documente în procesul de obținere a NEP. Procedura este extrem de transparentă, toate semnăturile sunt legitime.

Cum evaluați acum perspectivele de dezvoltare a pieței transfrontaliere EDI în general și oportunitățile dumneavoastră în special?

– Gestionarea electronică a documentelor în rândul contrapărților din Rusia nu mai este ceva nou, tot mai multe companii trec la acest format de interacțiune. Între timp, în timp ce companiile rusești există relații contractuale cu nerezidenții, va fi nevoie de îmbunătățirea procesului de schimb transfrontalier.

Dorința de a trece la gestionarea electronică a documentelor este destul de logică, deoarece EDI are o serie de avantaje față de sistemul tradițional de schimb de documente. Printre principalele avantaje ale trecerii la semnătura electronică se numără excluderea costurilor de formare, stocare arhivă și livrare rapidă internațională a documentelor pe hârtie, simplificarea procesului de aprobare, posibilitatea de a semna documente de oriunde unde există o conexiune la Internet, și eliminarea riscului de pierdere a documentelor. În opinia mea, direcția are un viitor mare.

Ce așteaptă, în opinia dumneavoastră, operatorii EDF de la guvern? Este posibilă în viitor monopolizarea pieței EDI de către stat?

– Analizând situația de pe piață, pot spune cu încredere că acum statul ne întâlnește activ la jumătatea drumului și ajută la progresul în domeniul fluxului de documente electronice. Dar aș vrea ca autoritățile de reglementare din industrie - vamă, taxe - să treacă și la EDI, să susțină schimbul de documente prin conturi personale pe site-uri care au lucrat în același mediu. Cât despre monopolizare, nu exclud ca într-o zi toți operatorii EDI independenți să poată fi uniți „sub aripa” unui singur centru de roaming.

Serviciu pentru capitală

Pe 22 septembrie 2015 compania MegaFon a prestat serviciul pentru clienții corporativi „Electronic Document Management” - managementul documentelor semnificative din punct de vedere juridic cu semnătură electronică.

Pentru a lucra în sistemul „Electronic Document Management”, clienții corporativi ai operatorului pot folosi semnătura electronică calificată disponibilă de la orice centru de certificare acreditat.

Folosind „Gestionarea electronică a documentelor” companiile pot genera acte electronice, foi de parcurs și facturi, pot semna documente create în sistem sau încărcate de angajați cu semnătură electronică și pot face schimb cu alte companii care utilizează serviciul. Sistemul va oferi acces instantaneu la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare către clienții corporativi ai MegaFon.

Potrivit declarației operatorului, serviciul va ajuta la optimizarea activității unei întreprinderi de orice dimensiune: semnăturile electronice și gestionarea documentelor erau disponibile anterior doar companiilor mari din cauza costurilor și cerințelor tehnice, acum orice persoană juridică poate folosi sistemul. . Transferarea sistemului în cloud a redus tarifele, ceea ce a deschis accesul la sistem de pe orice computer conectat la rețea.

Pentru stocarea fișierelor și trimiterea rapidă, a fost dezvoltată o interfață cu navigare simplă și configurare ușoară. În același timp, nimeni nu poate folosi conținutul descărcabil, toate drepturile asupra cărora rămân la utilizator. Astfel, clientul primește acces ușor și protecție fiabilă.

„Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă depunerea rapoartelor fiscale prin internet, iar astăzi a devenit un instrument important, datorită căruia munca de birou s-a accelerat semnificativ. Am propus un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu”, a declarat Vlad Volfson, director de dezvoltare a afacerilor corporative MegaFon. „Cu ajutorul serviciului Electronic Document Management, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei, managementul documentelor, merge în cloud după multe resurse corporative.”

Pentru data de 22 septembrie 2015 serviciul este disponibil clientilor corporativi din capitala si sucursalele centrale ale operatorului.

Restricțiile teritoriale au fost ridicate

Pe 27 noiembrie 2015 serviciul de presă MegaFon a anunțat dezvoltarea serviciului pentru clienții corporativi „Gestionarea electronică a documentelor”. Acum serviciul este disponibil în toată Rusia.

Serviciul „Gestionare electronică a documentelor” este o interfață web pentru formarea, semnarea și schimbul de documente contabile și alte documente între persoane juridice. Un mediu de lucru mobil care facilitează munca contabilă, a serviciilor administrative și a liderilor de afaceri.

Sarcini de rezolvat:

gestionarea tuturor tipurilor de documente electronice (de intrare, de ieșire, interne, organizatorice și administrative (ORD), de arhivă, aprobate de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei și altele) și a copiilor lor pe hârtie;
semnarea documentelor cu semnătură electronică - un analog semnificativ din punct de vedere juridic al celui scris de mână;
schimb de documente electronice cu contractanții;
procesarea, distribuirea, stocarea și navigarea comodă a documentelor într-un singur spațiu de informare.

Cel mai eficient, conform operatorului, serviciul va fi pentru:

companii care furnizează servicii de la distanță - geografia afacerii se extinde, costurile serviciilor de corespondență și curierat sunt excluse.

companii cu o rețea de sucursale - fluxul de documente intern este optimizat, documentele ajung la angajații potriviți instantaneu și direct, factorul uman este exclus la livrare. Managerul poate semna un document urgent în timp ce se află în altă țară.

agenți, distribuitori și francizați, al căror profit depinde în mare măsură de închiderea corectă și promptă a tranzacției - cu gestionarea electronică a documentelor, compania nu pierde timpul așteptând ca documentele să ajungă la partener. Riscul de pierdere a banilor din cauza întârzierii documentelor sau a pierderii documentelor este minimizat.

firme cu contabilitate externa - control sporit asupra documentelor contabile, acces constant la arhiva. Contabilul lucrează de la distanță, generând și trimițând în orice moment documente spre semnare.

afacere mică - simplă și sistem de înțeles, este ușor să navigați, să generați și să emiteți documente corecte către contrapărți fără ajutorul unui contabil.