Kozačenko Vitalij Evgenievič Projektový manažér Bankomsvyaz JSC
Z materiálov časopisu " Firemné systémy“, http://www.cs.comizdat.com

• ročné náklady na informačné technológie sa za posledných niekoľko rokov strojnásobili;
• neproduktívne náklady sa za rovnaké obdobie zvýšili šesťnásobne;
• v roku 2001 každý firemný počítač priamo alebo nepriamo „zožral“ viac ako 10-tisíc dolárov;
• pre 55 % amerických firiem rozpočet na výpočtovú techniku ​​prevyšuje zisky.

Odhalila sa paradoxná absencia spoľahlivého vzťahu medzi veľkosťou investícií a rastom ziskov. Podľa viacerých autorov vedie použitie výpočtovej techniky k zvýšeniu produktivity, no nie vždy vedie k spoľahlivému a trvalému zvýšeniu ziskovosti.

Krátkodobú výhodu možno získať, ak sa IT používa spôsobom, ktorý konkurenti nedokážu rýchlo skopírovať. Preto je väčšina spoločností lídrami vo svojich segmentoch vedome prejsť na čo najrýchlejšiu zmenu technológie. Na konkurenčnom trhu výhody získané z kreatívneho využívania IT znamenajú, že novým hráčom na trhu nestačí vyrábať konkurencieschopné produkty.

Výsledkom štúdií P. Strassmana na niekoľkých tisíckach podnikov v päťdesiatich krajinách boli tieto údaje:

• Náklady na IT sa zvyšujú, ak spoločnosť počas prognózovaného obdobia neustále vytvára zisk, a klesajú, ak nie je zisk alebo jeho úroveň klesá;
• čím kvalifikovanejší zamestnanci, tým vyššie náklady na informačné technológie;
• počítačové zdroje sú najviac zvýšené pre „kancelárskeho pracovníka“, ktorý nie je zapojený do priameho zisku;
• pre väčšinu spoločností sú výdavky na IT vyššie ako vlastný kapitál.

Na prvý pohľad nie je dobré, že náklady na IT priamo nesúvisia so zvýšenými ziskami. Prečo však firmám vznikajú takéto náklady? Všetko bude jasnejšie, ak si spomenieme, ako sú financované podniky na Západe.

Prvý faktor: väčšina západných spoločností je verejná a tieto akcie si môže kúpiť ktokoľvek. V dôsledku toho má spoločnosť záujem na raste ceny akcií a vydaní ich dodatočných podielov s cieľom prilákať finančné zdroje. A môžete prilákať zdroje a vyvolať záujem o vašu spoločnosť vynútením rastu ceny akcií.

Druhý faktor:Úspešná aplikácia počítačových technológií na zjednodušenie obchodných procesov môže znížiť náklady, a teda pritiahnuť investície. Preto demonštrovanie „tvrdosti“ riešení v podniku nie je nič iné ako pokus zatraktívniť ho pre investorov.

A väčšia veľkosť finančných prostriedkov a injekcií zase umožňuje dlhodobo odolávať predmetnej konkurencii.

Ale boj o znižovanie nákladov pomocou informačných technológií je sám o sebe dosť nákladný biznis. Najhoršie je, že tieto náklady môžu prevážiť úspory. Ako správne určiť veľkosť a smer investícií do IT?

Odpoveď na túto otázku sa v posledných rokoch vo svetovej praxi vytvorila na základe metodiky hodnotenia celkových nákladov vlastníctva.

DEFINÍCIA TCO

TCO (celkové náklady na vlastníctvo) je metodika výpočtu navrhnutá tak, aby pomohla spotrebiteľom a obchodným lídrom určiť priame a nepriame náklady a výhody akýkoľvek komponent počítačových systémov. Účelom jej aplikácie je získať výsledný obraz, ktorý by odrážal reálne náklady spojené s obstaraním určitých nástrojov a technológií a zohľadňoval všetky aspekty ich následného využitia.

Napríklad, keď sa rozhodne o kúpe počítača a použije sa analýza TCO, vysoká „HiEnd“ cena počítača môže byť považovaná za argument v prospech lacnejšej možnosti. Ak však k nákladom na počítač pripočítate náklady, ktoré môžu vzniknúť pri jeho prevádzke, môže sa ukázať, že celkové náklady na nákup a prevádzku „lacného“ zariadenia budú vyššie.

Hodnota TCO každého nákupu sa musí porovnať s celkovými výhodami vlastníka (TBO), aby sa určila skutočná hodnota akvizície.

História pôvodu

Po prvýkrát sa Gartner Group venovala problematike výpočtu nákladov na vlastníctvo (v zjednodušenej forme) už v roku 1987. Vtedajšia metodika nebola veľmi presná a nemala veľký úspech kvôli jej hlavnej nevýhode: nedostatočnej diferenciácii medzi hardvérovými platformami, operačnými systémami a sieťami.

Spoločnosť Interpose, založená v roku 1994, dokázala v krátkom čase vytvoriť zásadne nový model na analýzu finančnej stránky IT. Skupina Gartner urobila veľký kus práce, vykonala časovo náročné dotazníky a prieskum trhu, ktoré sa následne použili na zlepšenie modelu.

Smer vývoja

Teraz dochádza k prechodu od beznádejného modelu celkových nákladov na počítačový majetok k oveľa zložitejšej a prácnejšej metóde podrobnej analýzy nákladov na všetky zložky nákladov na informačné technológie. Je to spôsobené prudkým nárastom zložitosti a nárastom veľkosti podnikových systémov, čo často vedie k nepredvídateľnému nárastu dodatočných nákladov spôsobených širokou škálou používaných technológií, ako aj výrazne sa zvýšila úloha ľudského faktora. .

Hlavným účelom výpočtu nákladov na vlastníctvo, okrem identifikácie nadmerných nákladových položiek, je posúdenie možnosti návratnosti finančných prostriedkov investovaných do informačných technológií. Ako inak, okrem čistej nečinnej zvedavosti, sa používajú údaje získané ako výsledok výpočtu? Analyzovať atraktivitu informačných technológií ako investičného objektu. A to len na posúdenie jednej z položiek firemných nákladov (TCO zobrazuje len výdavok, ale v žiadnom prípade nie výnosy).

ZJEDNODUŠENÝ POSTUP VÝPOČTU TCO

Zjednodušená technika, o ktorej sa bude diskutovať, je šablónou na výpočet konečného čísla a zdá sa, že je málo užitočná. U nás však s najväčšou pravdepodobnosťou neexistuje ani jedna organizácia, ktorá by pravidelne hodnotila ukazovateľ celkových nákladov na vlastníctvo vlastného informačného systému na jeden pracovisko... Povedať hneď o zložitom spôsobe výpočtu TCO (napríklad od Gartner Group) by sa rovnalo rozprávaniu o špecifikách organizácie výroby pomocou technológie JIT (Just In time Manufacturing) – výroby presne podľa plánu bez skladových zásob. Zaujímavé, no v našich podmienkach úplne zbytočné. Začnime teda jednoducho.

Zjednodušená metodika výpočtu TCO umožňuje porovnávať náklady v rôznych časových bodoch (napríklad aktuálny rok a minulý alebo aktuálny štvrťrok a predchádzajúci) a vyhodnocovať zmeny. Najdôležitejšou vecou, ​​ktorú táto metodika poskytuje, je pochopenie štruktúry nákladov na IT a následne možnosti znižovania týchto nákladov. Jeho hlavnou nevýhodou je, že sa nedá porovnávať rôzne možnosti budovanie systému.

Konečná podoba správy „Analýza celkových nákladov na vlastníctvo“ je uvedená nižšie. Pre ilustráciu bola zvolená nákladová štruktúra za rok 2001 ukrajinskej spoločnosti pôsobiacej v oblasti informačných technológií, ktorá má samostatný rozpočet pre oddelenie automatizácie a komunikácie, čo umožňuje výpočet a kontrolu ukazovateľa TCO.

Komponenty nákladov

Priame náklady možno získať z účtovných údajov stanovením celkových nákladov na mzdy, obstarávanie zariadení a softvéru. Podľa účtovných údajov sa určuje aj výška odpisov účtovaných z dlhodobého majetku súvisiaceho s CIS.

Nepriame náklady získať je vždy ťažšie. V skutočnosti je nemožné určiť, koľko času používatelia strávia odstraňovaním porúch alebo problémov na svojich vlastných počítačoch alebo počítačoch kolegov, kým neprinútite všetkých v spoločnosti, aby si viedli podrobný časový výkaz (a jeho vedenie je časovo náročná úloha). samo o sebe!). Pre výpočet mnohých položiek nepriamych nákladov sa používajú odvetvové priemery, ktoré poskytujú a neustále aktualizujú poradenské spoločnosti.

Štatistické informácie

Pred zberom podrobných informácií musíte poznať tri parametre.

(1) Počet počítačov v organizácii. Pri absencii dobrého systému účtovania zariadení (ktorý je dôležitou súčasťou účtovného systému dlhodobého majetku) je ťažké dokončiť úplný výpočet, ale je veľmi dôležité zbierať informácie presne. Je potrebné brať do úvahy iba tie počítače, ktoré sú dostupné koncovým používateľom a vylúčiť počítače, ktoré sa používajú ako servery. Toto číslo by malo zahŕňať tak notebooky, ktoré používajú používatelia, ako aj všetky pracovné počítače IT oddelenia.

(2) Počet používateľov v organizácii. Toto číslo môže byť odlišné od predchádzajúceho, pretože používatelia majú niekedy niekoľko počítačov alebo jeden používa viacero používateľov.

(3) Priemerný užívateľský plat. Odpoveď na túto otázku možno presne získať z účtovných údajov. Priemerná hodnota by sa mala vypočítať pre všetkých zamestnancov (výroba a manažment). Vôbec nie je potrebné mať presné čísla na cent, aj keď počítanie by malo byť čo najpresnejšie.

Priame náklady na hardvér a softvér

Kúpna cena hardvéru a softvéru zahŕňa všetky náklady spojené s nákupom klientskych pracovných staníc, serverov, sieťových a periférnych zariadení, ako aj akéhokoľvek softvéru súvisiaceho s týmto zariadením. Náklady na hardvér a softvér nezahŕňajú prevádzkové personálne náklady. Je veľmi dôležité, aby sa na procese zhromažďovania takýchto informácií podieľala tak obstarávacia služba, ako aj účtovné oddelenie. Ideálny stav by bol, keby takéto informácie obsahovali jednotný systémúčtovníctvo a sú k dispozícii pracovníkom IT.

V zariadení zahŕňa: stolové a prenosné počítače; servery; periférne zariadenia (tlačiarne, skenery atď.); RAM; úložné zariadenia; CDROM zariadenia; neprerušiteľné zdroje energie; rozširujúce karty všetkých druhov; sieťové komunikačné zariadenia (rozbočovače, prepínače atď.); káblový systém.

V softvér zahŕňa: nový softvér a aktualizácie pre všetky typy pracovných staníc, serverov a telekomunikačných zariadení; OS; krabicový softvér (textové procesory, tabuľkové procesory atď.). Samostatne vyvinutý softvér sa nezapne - bude zohľadnený neskôr.

(4) Priemerné náklady na nákup vybavenia za rok. Použitie štatistík za posledných 12 mesiacov poskytuje dobrý ukazovateľ, je však potrebné mať na pamäti, že väčšina spoločností, ktoré uskutočňujú veľké nákupy zariadení, považuje tieto nákupy najmä za kapitálové investície, a nie za náklady bežného obdobia (potom sa berú do úvahy v odpisoch, odsek 6).

(5) Priemerné náklady na softvér za rok. Použitie nákladov za posledných 12 mesiacov poskytuje dobrý ukazovateľ. Analogicky so zariadením, kapitálové náklady nie sú zahrnuté v týchto nákladoch, ale sú zohľadnené pri odpisoch v odseku 6.

(6) Ročná amortizácia kapitálových investícií do hardvéru a softvéru. Výšku amortizácie vypočíta účtovné oddelenie pre dlhodobý a nehmotný majetok. V podstate - podľa zrýchlenej metódy, počítanej na tri roky.

Niektoré druhy nehnuteľností, strojov a zariadení sa odpisujú počas dlhších období.

(7) Ročné náklady na zložky. Zahŕňa ročné náklady na diely a spotrebný materiál v rámci organizácie (diskety, CD, pásky, toner a kazety).

(8) Ročné náklady na prenájom vybavenia a softvéru. To zahŕňa všetky náklady na prenájom hardvéru a softvéru.

Manažérske a osobné

Informácie o mzdových nákladoch by mali byť čo najpresnejšie a mali by zahŕňať režijné náklady, prémie, dane a iné platby. Je žiaduce získať informácie z automatizovaných systémov, v ktorých sa vykonávajú zodpovedajúce výpočty.

(9) Ročné náklady na zamestnancov podľa kategórie (vrátane manažmentu). Ak má organizácia viacero kancelárií, mali by byť zaúčtované všetky. Ak majú zamestnanci iných služieb, ako je nákup, časť svojho času prácou pre IT, pomerná časť ich mzdy by sa mala premietnuť do príslušnej kategórie v tejto časti.

V konkrétnom prípade sa toto zloženie môže zmeniť s prihliadnutím na špecifiká podniku a môže sa vybrať z nasledujúceho zoznamu: služba technickej podpory; správcov siete; správcovia systému; školitelia / špecialisti na školenie; personál obstarávania; zákaznícka podpora; riadenie systémov.

Na zohľadnenie nepredvídaných výdavkov sa navrhuje zvýšenie nákladov o 30 %.

(10) Cestovné náklady za rok. IT zamestnanci zvyčajne nepracujú stále na jednom mieste, ale cestujú za prácou do iných oddelení.

(11) Konzultačné služby tretích strán a iné súvisiace náklady. Do tejto kategórie patria náklady spojené s poradenskými službami, ktoré sa využívajú pri riešení konkrétnych problémov.

(12) Náklady na úlohy delegované na iné organizácie. Organizácia často neimplementuje všetky úlohy sama, ale používa ASP. Na Ukrajine je to napríklad systém Liga, aplikačné služby elektronického obchodu, ako sú 1E (Bankomsvyaz) a eDisty (KvazarMikro).

(13) Ročné náklady na školenie zamestnancov v problematike IT. Náklady na školenie interných používateľov sú už zahrnuté v odseku 9 a nie sú zahrnuté v tejto kategórii. Ak však existovali náklady na školenia pre organizácie tretích strán, je potrebné ich sem zahrnúť.

(14) Náklady na údržbu zariadení na základe zmlúv za rok. Ak sú akékoľvek práce na údržbe zariadenia zverené organizáciám tretích strán, tieto náklady by sa mali zohľadniť v túto sekciu... Ak bola zmluva o podpore vyplatená jednorazovo na niekoľko rokov vopred, musí sa v tejto časti zohľadniť po častiach, ako amortizácia kapitálových investícií.

rozvoj

Náklady na vývoj budú zahŕňať ročné mzdové a výrobné náklady a podporu pre všetky aplikácie. Existujú dve široké skupiny aplikácií:

Obchodné_aplikácie ktoré využívajú najmä používatelia prevádzkujúci hlavnú činnosť spoločnosti (aplikácie pre účtovníctvo, spracovanie faktúr, predaj, mzdy, skladové hospodárstvo, personálny manažment).

Infraštruktúrne aplikácie priamo neovplyvňujú podnikanie, ale používajú sa na údržbu systémovej infraštruktúry (aplikácie na správu systémov, komunikačný softvér, DBMS a balíky kancelárskeho softvéru).

V závislosti od organizácie vývojového oddelenia môže časť personálu patriť do viacerých kategórií súčasne, potom by sa ich náklady mali rozdeliť v pomere k času ich práce podľa jednotlivých kategórií.

(15) Ročné náklady práce podľa oblastí rozvoja. Informácie o platoch musia byť čo najpresnejšie, vrátane plnej výšky kompenzácie vrátane bonusov, daní a zvýšenia miezd počas výpočtového obdobia. Možno rozlíšiť štyri skupiny:

• dizajn - personál zapojený do zhromažďovania požiadaviek používateľov, definovania špecifikácií, vytvárania architektúry a prototypov projektov;
• vývoj - pracovníci podieľajúci sa na tvorbe programového kódu;
• testovanie - personál zodpovedný za kvalitu a testovanie;
• Dokumentácia - Personál zapojený do riadenia konfigurácie a špecifikácií aplikácie.

(16) Ročné mzdové náklady na údržbu existujúcich systémov. Identické s kategóriou vývoja „nových“ aplikácií v článku 15 a vzťahuje sa na pracovníkov podieľajúcich sa na údržbe existujúcich aplikácií.

(17) Ročné náklady na služby konzultantov (pozri odsek 11) alebo servisných organizácií z hľadiska vývoja. Táto kategória by mala zahŕňať všetky platby tretím stranám alebo jednotlivcom za návrh, vývoj, testovanie alebo dokumentáciu práce v súvislosti s novými alebo existujúcimi projektmi.

Pripojenie

(18) Ročné výdavky na prenajaté okruhy a komunikačné kanály. To zahŕňa mesačné opakujúce sa poplatky za vytáčané a prenajaté linky (napríklad 56k modem, ISDN, T1 a T3 streamy).

(19) Ročné náklady na vzdialený prístup. Zahŕňa náklady na platbu za vzdialený prístup do lokálnej siete, náklady na webhosting, platby poskytovateľom internetu.

(20) Ročné náklady na podnikové dátové siete. Zahŕňa všetky náklady spojené s dátovými sieťami s dlhým dosahom (WAN).

Nepriame náklady

Patria sem náklady súvisiace s IT, ktoré väčšina oddelení IT nepočíta ani nemeria. Najdôležitejšou časťou je zvyčajne užívateľská podpora svojho počítača a softvéru, ako aj pomoc kolegom. Patria sem samoladiace systémy, keď sa vyskytnú chyby, zálohovanie a obnova cenných informácií, operácie so súbormi a adresármi, neplánované školenia v pracovný čas a programovanie malých (alebo veľkých) aplikácií.

Pri pokuse o zníženie priamych nákladov mnohé organizácie jednoducho znížia rozpočty na IT bez toho, aby si uvedomili, že výsledkom bude zvýšenie nepriamych nákladov – používatelia strávia viac času podporou seba, priateľov a kolegov. Neexistuje presný spôsob, ako zmerať, koľko času používateľ strávil IT úlohami bez podrobného sledovania času alebo štatisticky presných pozorovaní. Pre tých, ktorí nemajú kapacitu a zdroje na to, aby mohli vykonávať hodiny merania, existujú priemyselné priemery pre každú kategóriu.

Náklady na IT používateľov

(21) Počet hodín na samoštúdium na prácu s počítačom a softvérom pre jedného používateľa. Pri oboznamovaní nového používateľa s firemným počítačovým systémom sa stráca čas na jeho školenie. Podobne, keď je organizácii predstavená nová aplikácia, všetci používatelia potrebujú školenie alebo oboznámenie sa s programom. Tieto a ďalšie náklady na školenia sú zahrnuté v tejto kategórii. Výskum ukazuje, že 40 hodín ročne je primeraná hodnota. V prípade potreby môžete použiť inú hodnotu, ktorá je bližšia realite konkrétneho podniku.

(22) Počet hodín strávených jedným používateľom údržbou súborov, počítačov a programov, písaním skriptov a programov. Toto je najťažšie vypočítať bez podrobného štúdia a pozorovania. Výskum ukazuje, že 40 hodín ročne je celkom presných.

Prestoje

(23) Počet hodín prestojov za mesiac v dôsledku plánovaných / neplánovaných výpadkov siete / systému. Je to miera ročnej straty produktivity, keď používatelia nemôžu vykonávať svoju prácu kvôli nedostupnosti svojich počítačov alebo programov.

Dôvodov môže byť veľa, napríklad tieto:

• čakanie na vyriešenie problému podpornou službou;
• plánované alebo neplánované vypnutie systému;
• nedostupnosť jedného alebo viacerých programov;
• problémy so serverom vedúce k nedostupnosti informácií.

Priemer je v súčasnosti definovaný ako 2 hodiny mesačne na používateľa (ak vaše vlastné štatistiky uvádzajú iné čísla, môžete ich použiť).

Po zodpovedaní všetkých otázok výpočet ukazuje priemerné ročné celkové náklady na vlastníctvo počítača (na porovnanie, súčasný priemer v USA je približne 10 000 USD na počítač).

KOMPLEXNÁ METODIKA VÝPOČTU TCO

Prvý pohľad na komplexnú metodiku TCO môže byť skľučujúci. Výsledkom výpočtu TCO sa zvyčajne objaví viac ako 50-stranová práca s množstvom grafov a tabuliek.

Získať približnú predstavu o TCO v stredne veľkom podniku – 5 serverov, 250 desktopov, 20 tlačiarní a 35 sieťových zariadení (rozbočovače, smerovače, mosty, prepínače) trvá najmenej šesť týždňov. Pre podniky s viac ako 50 servermi a 1500 pracovnými stanicami to bude trvať najmenej dva mesiace, po ktorých bude nasledovať výpočet a analýza. Výpočet celkových nákladov na vlastníctvo spoločnosti tejto veľkosti zvyčajne trvá približne tristo hodín (v Spojených štátoch).

Čo je potrebné na výpočet TCO? V prvom rade príslušný softvér.

Existujú programy na výpočet TCO rôznych riešení, ktoré sú zvyčajne založené na odborníkoch z Interpose. Napríklad na výpočet nákladov a návratnosti investícií sietí založených na NetWare spoločnosť Novell udelila licenciu odborníkovi, ktorý bol zabudovaný do Novell Small Business Network Advisor. Microsoft má softvér Desktop TCO & ROI Advisor, ktorý pomáha vypočítať náklady na prechod technológie, náklady na vlastníctvo a návratnosť investícií. Medzi firmy s programami na počítanie TCO a ROI patria Gartner Group, Intel, IBM, Symantec a ďalšie.

Všetky tieto softvérové ​​nástroje však tvoria vysoko špecializované komponenty spoločného informačného systému. K dnešnému dňu je najkompletnejším produktom TCO Manager skupiny Gartner (licencia na rok - 19 tis. USD plus porovnateľné náklady na školenia).

Faktory ovplyvňujúce hodnotu TCO

Nasledujúce faktory ovplyvňujú zvýšenie nákladov na vlastníctvo.

Akcie koncového používateľa. Najvýznamnejšia časť nákladov na vlastníctvo PC súvisí s mzdovými nákladmi. Väčšina problémov používateľa si vyžaduje priamy zásah správcu na počítači používateľa, čím sa zvyšujú náklady na prácu administratívneho personálu. Príklady: neopatrné odstránenie systémových súborov používateľom, zmena konfigurácie systému, inštalácia ďalších programov, ktoré vedú ku konfliktom s už používaným softvérom, neproduktívne akcie koncového používateľa alebo skôr čas strávený na nich.

Neštandardné konfigurácie počítača. Väčšina organizácií používa rôzne modely počítačov od rôznych výrobcov, ktoré sú predkonfigurované predajcom bez toho, aby sa zohľadnili špecifiká používateľa.

Okrem toho sa môžu líšiť v zložení komponentov. Po určitom čase, keď je potrebné pridať alebo aktualizovať ovládače a aplikácie, čo sa pre administrátora premietne do vážnej bolesti hlavy, sa časové a finančné náklady primerane zvýšia.

Pripojenie k určitým pracovným staniciam. Používatelia môžu používať počítač a aplikácie iba na svojom pracovisku. Aj keď je možné vytvoriť vzdialený prístup k aplikáciám, náklady sa zvyšujú v dôsledku nemožnosti spustiť aplikáciu na inom zariadení.

Nárast počtu mobilných používateľov. Podľa Forrester Research tvoria 82 % z celkového počtu stolové počítače pripojené k sieti. Žiaľ, v súčasnosti dostupné prostriedky interakcie mobilného používateľa s informačným prostredím, ako aj vzdialený prístup a diagnostika zo strany administrátora, nie sú ani zďaleka dokonalé. To je jeden z dôvodov vyšších nákladov na vlastníctvo v porovnaní so stolnými počítačmi (36 %).

Riziko nesprávnej investície do IT. Väčšina firiem robí chybu, keď sa zameriava na štandardné položky rozpočtu bez toho, aby posúdila možné riziká. Napríklad jeden úspešný vírusový útok stačí na to, aby obnova informačnej štruktúry zhltla nielen ročný IT rozpočet, ale aj celý zisk podniku.

Riziká, ktoré predstavuje výrobca hardvéru a softvéru. Súvisia predovšetkým s faktormi uvedenými nižšie. Takýto ukazovateľ, akým je dynamika vývoja trhu, má významnú váhu. Nezrelosť trhu (ktorá môže vyústiť do marketingových vojen typu dumpingu) zvyčajne vedie k orientácii výrobcov na krátkodobé investičné programy. To zase znamená zníženie „sekundárnych“ výdavkových položiek (napríklad za služby), zníženie nákladov na testovanie výrobkov pred predajom (čo vedie k objaveniu sa „surových“ výrobkov na trhu) a , napokon orientácia na „hype“ model (keď produkt uvedený na trh po štádiu prudkého dopytu neprechádza do štádia stabilného dopytu, ale je nahradený iným modelom s atraktívnejšími vlastnosťami). Všetky tieto faktory v konečnom dôsledku vedú k zvýšeným finančným rizikám pre spotrebiteľa.

Nejasné požiadavky na navrhnutý systém, nedostatočné prototypovanie a testovanie fungujúceho modelu. Toto sú problémy z kategórie, ktorá je u nás veľmi obľúbená: "zákazník nevie, čo chce, a dodávateľ nevie, čo nemôže".

Slabá ochrana informačného systému. Nemyslí sa tým „prírodné“ katastrofy, ale tie, ktoré sú spôsobené chybami v návrhu systému. Napríklad nesprávna schéma napájania, nedostatok vhodných bezpečnostných opatrení, nesprávny systém kontroly integrity údajov plus ochrana pred neoprávneným prístupom, ako aj krádežou informácií a zariadení.

Teraz je tu rovnako dlhý zoznam faktorov, ktoré pomáhajú znižovať TCO.

• Dostupnosť automatické ovládanie pracoviská a programy inventarizácie systémov;
• vstavaná diagnostika vírusov na klientskych lokalitách a serveroch;
• dostupnosť centralizovaného helpdesku s vedomostnou základňou o možných problémoch;
• používanie softvérových komponentov špeciálne prispôsobených pre konkrétny systém, ktoré nenarúšajú integritu architektúry systému;
• podpora nástrojov na správu siete pre akýkoľvek systém;
• vstavaný systém detekcie chýb navrhnutý na sledovanie a predchádzanie neplánovaným prestojom;
• užívateľský prístup len k tým programom a funkciám, ktoré sú nevyhnutné na plnenie pracovných povinností;
• štandardizované hardvérové ​​a softvérové ​​komponenty pracovísk (najmenej 80 % z celkového počtu používateľov);
• dostupnosť systému na ochranu životne dôležitých údajov a plán ich rýchlej obnovy;
• centralizovaný nákup rovnakých modelov zariadení od jedného výrobcu;
• systém sledovania a sledovania zmien v konfigurácii pracovísk (čiastočne sa zhoduje s prvým odsekom);
• dôsledné zjednotenie a nahradenie problematických komponentov architektúry novými, ktoré spĺňajú iniciatívy na zníženie nákladov a zníženie návratnosti investícií;
• pravidelný prieskum nákladových zložiek nákladov na vlastníctvo a identifikácia kritických bodov v investičnom programe;
• pravidelné školenia používateľov efektívne metódy práca so systémom a aplikáciami;
• pravidelné školenia a certifikácie administratívnych pracovníkov o technológiách používaných v sieti;
• motivácia administratívneho personálu poskytovať služby na vysokej úrovni.

Hoci univerzálne metódy boja proti finančnej nenásytnosti počítačov neexistujú a ani by existovať nemali, väčšina firiem, ktoré vyrábajú nielen hardvér, ale aj softvér, má svoje recepty na znižovanie nákladov na vlastníctvo.

ANALÝZA CELKOVÝCH NÁKLADOV NA VLASTNÍCTVO

AKO ZNÍŽIŤ NÁKLADY

(1) Vyberte si priority. Aké sú najvyššie náklady na vlastníctvo a komponenty rozpočtu IT? Ktoré sa dajú najľahšie zredukovať? Už vôbec nie pre hardvér a softvér. Priame náklady na hardvér a softvér nepresahujú 30 % celkových nákladov (podľa Interpose). Hlavnými kategóriami výdavkov sú náklady na personál a správu počítačov. Avšak skôr, ako prepustíte polovicu svojej pracovnej sily alebo znížite počet počítačových pracovných miest lacným predajom zariadení, musíte odhadnúť, koľko peňazí sa na čo minie.

(2) Rozdeľte kategórie nákladov na zložky. Ak analýza ukazuje, že certifikovaný správca siete s platom 1000 USD strávi viac ako tretinu pracovného času na pomoc koncovému používateľovi s platom 400 USD, potom má zmysel urobiť nasledovné, aby sa znížili náklady. Prostredníctvom dotazníkov musíte zistiť, ktorý z menej kvalifikovaných administrátorov môže vykonávať funkcie help desku, a presunúť k nemu používateľskú podporu. Ušetrite čas vysoko platených zamestnancov.

(3) Otázka administrátorov a používateľov.Žiaľ, uplatnenie tejto metódy objektívneho hodnotenia stavu informačnej ekonomiky si vyžaduje značné úsilie. Ale oplatia sa znížením problémov používateľov. Napríklad, keď sa na základe prieskumu ukáže, že doba odozvy na žiadosť používateľa o pomoc presahuje 15 minút a viac ako 30 % hovorov je spojených s obnovou náhodne vymazaných súborov. Dodatočné školenie používateľov, obmedzenie prístupu k citlivým údajom a odstránenie príčiny pomalej odozvy môže pomôcť znížiť náklady na túto kategóriu.

(4) Identifikujte rizikové kategórie používateľov. Jedna z hlavných chýb väčšiny manažérov pri navrhovaní informačného systému.

Jeho podstata spočíva v orientácii vo výbere technológie, schém služieb a prístupových práv pre bežného užívateľa, čo v prírode neexistuje.

Pre zníženie nákladov je potrebné definovať a zacieliť základné kategórie užívateľov. Interpose odporúča kategorizovať používateľov do štyroch hlavných kategórií:

• Ľudia, ktorí vykonávajú jedinečné a dôležité obchodné úlohy s dôležitými údajmi. Okrem vrcholových manažérov a finančných služieb sem patria napríklad IT administratívni pracovníci. Požiadavky na vybavenie a servis sú maximálne a náklady na prestoje sú vysoké.
• Mobilní pracovníci, ktorí často cestujú. Zvyčajne pracujú s krehkým a drahým vybavením. Požiadavky na servis, podporu a hardvér sú tiež vysoké a náklady na prestoje sú maximálne.
• Pracovníci spracovania informácií. Najnejasnejšia kategória. Náklady na prestoje sa môžu značne líšiť, aj keď sú vo väčšine prípadov vysoké.
• Zamestnanci, ktorí zadávajú informácie do systému prostredníctvom formulárov. Počet pracovných funkcií je obmedzený na jednu alebo dve. Najmenej kritická časť užívateľov z hľadiska prestojov (čo však spôsobuje najväčšie problémy servisnému personálu).

Existujú usmernenia pre percentuálny podiel rôznych kategórií používateľov na zníženie rizík a zbytočných nákladov. Bohužiaľ nie je možné poskytnúť údaje o viac ako 300 stupňoch podnikov (pokiaľ ide o veľkosť, profil činnosti a umiestnenie), preto sa obmedzíme na minimálne normy prijateľné pre všetkých: počet zamestnancov s vysokými nákladmi prestoje by nemali presiahnuť 25 percent; kritické údaje na lokálnych médiách (pevné disky) by nemali tvoriť viac ako 10 % z celkového objemu informácií spracovaných používateľom.

(5) Skráťte prestoje. Zníženie prestojov dokonca o 10 – 20 % vedie k výrazným úsporám vášho rozpočtu na IT. Interpose odhaduje, že absolútne náklady na prestoje môžu predstavovať až 16 % celkových nákladov na vlastníctvo (oproti odporúčaným 4 %). Medzi hlavné dôvody predĺženia prestojov, s výnimkou akcií koncových používateľov, patria tieto:

• aktualizácie a aktualizácie softvéru – 24,2 %;
• upgrade hardvéru – 24,0 %;
• preventívna údržba - 15,2 %;
• neplánované výpadky elektriny - 13,0 %;
• rekonfigurácia servera - 11,5 %;
• archivácia a zálohovanie – 11,7 %.

Na zníženie prestojov nekoncových používateľov sú potrebné jednoduché, ale účinné opatrenia. Napríklad UPS stačí na skrátenie prestojov v dôsledku výpadkov napájania.

(6) Znížiť náklady na riadenie. Použitím špecializovaného softvéru (Novell ManageWise alebo Microsoft SMS) možno znížiť náklady na správu. Úspory v tomto prípade dosahujú 28-30%. Ďalším spôsobom je zvyšovanie kvalifikácie personálu.

(7) Minimalizujte náklady na skladovanie. Výskum vykonaný spoločnosťou Main Control ukázal, že na každý dolár investovaný do megabajtu informácií sa minie 3-8 dolárov. za rok uchovávať a spravovať tieto informácie. Okrem toho operácie zálohovania, archivácie a správy údajov niekedy zaberú až 20 % času IT manažérov. Všetky tieto operácie vedú k zvýšeniu požiadaviek na zvýšenie šírky pásma siete o 30-50% ročne. V praxi sa na zníženie neproduktívnych nákladov na uchovávanie informácií odporúčajú tieto opatrenia:

• používanie zjednotených, multiplatformových zálohovacích riešení požadovaných od jedného dodávateľa;
• absencia ručných postupov kopírovania a obnovy - všetky postupy musia byť automatizované, inak sa náklady zvýšia až o 40% a riziko chyby sa niekoľkonásobne zvyšuje;
• dostupnosť akčného plánu v prípade zlyhania, hackerského útoku, vírusovej infekcie.

Všetky tieto opatrenia znížia náklady na skladovanie a správu na 1,5-3 $. za každý dolár investovaný do megabajtu.

CESTA VYDRŽÍ PRECHÁDZKOU

Programovací model TCO zaujal mnohých manažérov informačných technológií. Pri každej analýze však existuje nebezpečenstvo nejednoznačnej interpretácie výsledkov (a samotné výsledky silne závisia nielen od metodiky, ale aj od podmienok štúdie). Preto sa väčšina odborníkov domnieva, že získať presný odhad nákladov na vlastníctvo je veľmi ťažké, najmä pre veľký podnik. Ak sa ešte dajú brať do úvahy náklady na vybavenie, softvér, náklady na opravy, odstávky servera, školenia, tak čo potom s niekoľkými tisíckami zamestnancov, ktorých efektivitu je ťažké vypočítať, ak sa funkcie, ktoré vykonávajú, líšia.

Mimochodom, TCO nemeria a nepredpovedá ani zisk, ani príjem, kvôli čomu môže hodnota techniky dramaticky klesnúť v očiach IT špecialistov, ktorí chcú získať hotové recepty na nebeskú blaženosť. Dokonca aj po výpočte TCO a identifikácii kritických komponentov nákladov na vlastníctvo sa úspory na papieri nie vždy premietnu do reálnej hodnoty na bankovom účte. Ale ak má organizácia pochopenie pre „problém“ efektívnosti IT, metodika TCO určite pomôže pri riešení. Odkazy

1 Podľa spoločnosti Gartner Group.

2 Táto spolupráca nakoniec vyvrcholila kúpou Interpose. Ak však spoločnosť Interpose nerozdelila spoločnosti obzvlášť na obľúbené a nie až tak, potom Gartner oznámil Microsoft ako kľúčového partnera so všetkými z toho vyplývajúcimi dôsledkami - napríklad neexistovali žiadne porovnania TCO pre Mac, NC, UNIX s produktmi Microsoft, ale sa objavilo množstvo grafov porovnávajúcich TCO pre DOS a Windows rôznych verzií.

3 V zásade sa bez neho zaobídete. Ak poznáte všetky komponenty a technológie na výpočet TCO, môžete si vyrobiť vlastný nástroj. Je pravda, že to bude trvať najmenej dva mesiace.

Vytvorenie podnikového informačného systému nie je pre podnik lacné a jeho prevádzka zahŕňa fixné a variabilné náklady. Všetky tieto náklady je možné reprezentovať pomocou rôzne modely TSO. Zvážme ich.

Model spoločností Microsoft & Interpose.

Náklady na IT v tomto modeli sú rozdelené do dvoch kategórií: priame (rozpočtové) a nepriame.

Priame náklady- Ide o náklady, ktoré sa zvyčajne zohľadňujú pri plánovaní rozpočtu. Mnoho podnikov nemá schopnosť spravovať svoj rozpočet na IT, pretože často neexistuje systém riadenia rozpočtu ako taký. Priame náklady sú spravidla zabezpečené v rozpočtoch centrálneho oddelenia informatiky, ako aj pracovných alebo projektových skupín na podporu a implementáciu informačných technológií v rámci výrobných a administratívnych úsekov. Patria sem náklady:

• na hardvér a softvér (nákup alebo prenájom, nová inštalácia alebo upgrade atď.);
• pre manažment (správa siete a systému, dizajn);
• pre vývoj (zadanie úlohy a vývoj aplikácií, dokumentácia, testovanie a údržba);
• na podporu (technická podpora, školenia, zmluvy o podpore a údržbe);
• o telekomunikáciách (komunikačné kanály a ich údržba).

Nepriame náklady- ide o náklady, ktoré sa nedajú plánovať a často sa s nimi nepočíta. Podľa výskumu vložiť, tvoria viac ako 50 % priemerných výdavkov organizácie na informačné technológie. Tie obsahujú:

• náklady používateľov (osobná podpora, neformálne vzdelávanie, chyby a nesprávne výpočty);
• prestoje (strata produktivity v dôsledku poruchy zariadenia alebo preventívnych plánovaných odstávok).

Model na určenie TCO. Je založená na - koncept spoločnosti Gartner Group. Tento model zohľadňuje fixné náklady na IT alebo, ako sa tiež nazýva, kapitálové investície a súčasné. Obvykle sú tieto náklady rozložené v časovom rámci: kapitálové investície sa realizujú vo fáze budovania IS, bežné náklady - vo fáze prevádzky.

Podľa metódy Gartner Group Komu Nemenné ceny by mala obsahovať:

• náklady na vývoj a realizáciu projektu;
• počiatočné nákupy základného softvéru;
• počiatočné nákupy dodatočného softvéru;
• počiatočné nákupy hardvéru.

Tieto náklady sa nazývajú fixné, pretože sa vyrábajú ako

spravidla raz, v počiatočných fázach tvorby IS. Výber konkrétnej stratégie, hardvérových a softvérových platforiem má zároveň veľmi významný vplyv na následné prevádzkové náklady.

Bežné výdavky pozostáva z troch článkov:

• náklady na aktualizáciu a modernizáciu systému;
• náklady na správu systému ako celku;
• náklady spôsobené činnosťou používateľov IS („aktivita používateľa“).

„Náklady na správu systému ako celku“ znamenajú náklady spojené so správou a správou komponentov IS. V tejto nákladovej položke je niekoľko podkategórií:

• školenie administratívneho personálu a koncových užívateľov;
• mzda;
• prilákanie externých konzultantov;
• outsourcing;
• školiace kurzy a certifikácia;
• technická a organizačná správa a servis.

Náklady na zabezpečenie práce užívateľa sú premietnuté do koncepcie

„Aktivita používateľa“. Táto nákladová položka podľa Gartner Group, má najvýznamnejšiu váhu v celkovej hodnote IP. Rozlišuje tieto nákladové položky:

• priama pomoc a pokročilé nastavenia;
• formálny tréning; Vývoj aplikácií;
• práca s údajmi; neformálne vzdelávanie;
• / utz-faktor (parameter, ktorý určuje výšku nákladov spojených s dôsledkami nekompetentného konania používateľa).

Tieto náklady sú spojené napríklad s účasťou správcu pri zriaďovaní pracovnej stanice, s poskytovaním asistencie užívateľovi alebo s konzultáciami. Podľa analytických spoločností sú hlavné faktory ovplyvňujúce celkové náklady na vlastníctvo informačných technológií zo 75 % spôsobené problémami koncového používateľa.

počítať TSO pre podnikový informačný systém je to nevyhnutná predbežná časť práce. Po jej skončení prechádzajú k hlavnej úlohe – analýze získaných údajov a hľadaniu možností optimalizácie nákladov. Za týmto účelom spol Gartner vyvinutý analytický softvér manažér TCO, ktorá pracuje so špecializovanou informačnou bázou – indexom TSO. Keďže počet zamestnancov v organizáciách je rôzny, pre porovnanie sa používajú ukazovatele z hľadiska jedného koncového užívateľa.

Na základe indexu TSO program TCO manažér umožňuje vypočítať takzvané „typické“ a „cieľové“ hodnoty pre podnik TSO pre každý komponent. Ide o zložitý a viacstupňový postup. Po prvé, ukazovatele GSO sa berú ako spriemerované a ich zdrojom sú zovšeobecnené údaje zo štúdií vykonaných divíziami. Potom sa tieto ukazovatele „vyladia“ pomocou takzvaných faktorov alebo ovládačov GSO (GSO vodičov), ktoré zohľadňujú vplyv počtu zamestnancov a odvetvových charakteristík, prvky technickej a organizačnej zložitosti, ako aj podnikové metódy riadenia IT.

Podnik nastavuje súbor faktorov v súlade so svojimi špecifikami, po ktorých model na základe indexu GSO zobrazuje hodnoty, ktoré najlepšie zodpovedajú jeho jedinečným parametrom. Faktory GSO zahŕňajú:

• firemný profil - odvetvie a druh podnikania podniku, veľkosť, zloženie konečných užívateľov podľa druhu;
• Technické parametre IS - servery, klientske počítače desktop a laptop, periférie, sieť;
• manažment – ​​technické prostriedky, postupy, personál;
• náročnosť - organizačná pre IS a pre koncových užívateľov, technická pre softvér a hardvér.

Opis týchto dvoch modelov GSO si nenárokuje na úplnosť, ale zobrazuje len celkový obraz o nákladoch spoločnosti na IT a umožňuje vám vyvinúť postupy, ktoré znížia GSO. Aplikácia týchto techník v konkrétnom podniku má samozrejme svoje špecifiká.

29] - pozri tabuľku. 2.8.

Táto klasifikácia rozdeľuje náklady na podmienene priame, nepriame a nepredvídané.

Podmienené priame a podmienene nepriame náklady sú rozdelené do nasledujúcich skupín nákladových položiek.

• 1. Náklady na hardvér a softvér. Táto kategória modelu GSO zahŕňa servery, klientske počítače (stolné a mobilné počítače), periférne zariadenia a sieťové komponenty. Táto kategória zahŕňa aj náklady na hardvér a softvér informačnej bezpečnosti.
• 2. Administratívne náklady – náklady na zamestnancov, údržbu a náklady interných/externých dodávateľov (predajcov) na podporu prevádzky IP, vrátane správy, financovania, získavania a školenia IP.
• 3. Náklady na prevádzku IS - náklady na personál, prácu a outsourcing vynaložené spoločnosťou ako celkom, obchodnými jednotkami alebo službou IS na zabezpečenie technickej podpory a prevádzky na údržbu infraštruktúry pre užívateľov distribuovanej výpočtovej techniky.
• 4. Sieťové a komunikačné náklady - náklady na komunikáciu a sieťovanie.

Neočakávané výdavky obsahujú tieto kategórie:

• 1. Prevádzkové náklady koncového používateľa sú náklady na sebaudržiavanie koncových používateľov a používateľov, ktorí sa navzájom podporujú, na rozdiel od formálnej podpory IT. Náklady zahŕňajú: vlastnú podporu, formálne školenie koncových používateľov, príležitostné (neformálne) školenie, nezávislý vývoj aplikácií, podporu lokálneho súborového systému.
• 2. Náklady na prestoje — Táto kategória berie do úvahy ročnú stratu produktivity koncových používateľov v dôsledku plánovaných a neplánovaných výpadkov sieťových zdrojov vrátane klientskych počítačov, zdieľaných serverov, tlačiarní, aplikácií, komunikačných zdrojov a komunikačného softvéru. Na analýzu skutočných nákladov na prestoje spojené s výpadkami siete, ktoré ovplyvňujú výkon, sa základné údaje získavajú z prieskumu medzi koncovými používateľmi. Do úvahy sa berú len tie prestoje, ktoré vedú k stratám v hlavných činnostiach organizácie.

Tabuľka 2.8

Výpočet celkových nákladov na vlastníctvo pre podsystém (úloha)

Nákladová položka	význam	Metóda výpočtu	Poznámka
1. Podmienené priame náklady, rub.		Rpr = Rob + R PO + Pj + Rrsr + R Com	Zohľadňujú sa výdavky, ktoré priamo súvisia len s príslušným systémom
1.1. Náklady na vybavenie, rub.		Rob= 2^06 G 1=1
1.1.1. Náklady na nákup zariadenia, rub.
1.1.2. Výška odpisov kapitálových investícií do vybavenia, rubľov		*06 2 T ' 1 P / I kde T p / I je životnosť zariadenia (T p / I je stanovená na základe informácie o tom, do akej miery bude tento objekt využívaný pred jeho úplnou výmenou alebo modernizáciou. Ak je T p / I kratší ako životný cyklus zariadenia systém,	V prípade použitia predtým zakúpeného zariadenia

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
		potom za príslušný rok by výpočet mal zahŕňať náklady na nákup vybavenia na výmenu alebo modernizáciu)
1.1.3. Náklady na komponenty, rub.
1.1.4. Náklady na prevádzku zariadenia, rub.		Rob 4 = Počet + * EI? W 06 X x t T - К Т - Ts El, kde Р Ex - ročné náklady na spotrebný materiál, rubľov; Do f- miera využitia elektrických inštalácií (rovnajúca sa 0,9); W 06 - celkový inštalovaný výkon zariadenia, kW;
1.1.5. Náklady na údržbu zariadenia podľa zmluvy, rub.
1.1.6. Náklady na prenájom zariadenia, rub.			Ak je taká dohoda
1.2. Výdavky na softvér (softvér), rub.		Ppo = 1 Ppo,
1.2.1. Výdavky na nákup softvéru, rub.		Priama fakturácia skutočných nákladov (cena, dodávka, inštalácia, systémový softvér)	V prípade obstarávania počas životného cyklu
1.2.2. Výška ročného odpisu nákladov na softvér (analóg odpisov), rub.		R _ P noi v PO 2 - gr > kde T p / I je životnosť softvéru (G p / I je stanovená na základe informácií o tom, do akej miery sa bude tento softvér používať	V prípade použitia predtým zakúpeného softvéru

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
		až do úplného nahradenia. Ak je T p / I menšie ako životný cyklus subsystému (úloha), potom pre príslušný rok by výpočet mal zahŕňať náklady na nákup nového softvéru na výmenu)
1.2.3. Náklady na prenájom softvéru, rub.		Ročné náklady podľa nájomnej zmluvy	Ak je taká dohoda
1.2.4. Náklady na aktualizáciu softvéru, podporu a údržbu, rub.		Ročné náklady podľa zmlúv na aktualizáciu, podporu a údržbu softvéru
1.3. Správne náklady, rub.			Celkové výdavky za sledovaný rok
1.3.1. Výdavky na mzdy užívateľov systému, rub.		PT] = t T? K T? H t R, kde t T- zložitosť vykonávania jednorazovej práce so systémom; K t- rozsah práce (koľkokrát sa práca vykoná za rok); H t R
1.3.2. Výdavky na poradenské služby tretích strán a podobné platby, rub.		Na konzultácie, iné služby a práce súvisiace s prevádzkou podsystému alebo úlohy	Ak sú také dohody
1.3.3. Výdavky na riešenie úloh zverených iným organizáciám formou outsourcingu, rub.			Ak sú také dohody

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
1.3.4. Výdavky na školenie personálu v informačných technológiách a systémoch, rub.			Ak sú také dohody
1.4. Výdavky na operácie IP, rub.	Rrsr	P PCP = CR PCP i
1.4.1. Mzdové náklady v oblastiach rozvoja informačného subsystému (systému), rub.		Rrsr 1 = [R"Chr" I' kde t p je ročná pracovná náročnosť práce na vývoji alebo vývoji podsystému (úloha); Ch p - priemerná hodinová sadzba developera (vrátane bonusov, kompenzácií); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov
1.4.2. Mzdové náklady na údržbu informačného subsystému (systému) počas roka, rub.		Rrsr 2 = f c "H:? kde t c je ročná pracovná náročnosť práce na podporu subsystému (úloha); H s - priemerná hodinová sadzba zamestnanca eskortnej služby (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov
1.4.3. Náklady na platby za služby vývojárov a konzultantov z hľadiska vývoja systému, rub.			Ak sú také dohody
1.4.4. Náklady na platby za služby konzultantov a servisných organizácií z hľadiska vývoja a údržby systému, rub.		Ročné náklady na práce a služby na základe zmlúv	Ak sú také dohody

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
1.5. Komunikačné a komunikačné náklady, rub.	Stužková	Prom - ХРkosh 1 = 1
1.5.1. Výdavky na mzdové odmeny personálu podporujúceho podnikovú sieť, vyhradené linky a kanály pre systém, rub.	Promócia 1	Rkom 1 = [K "" &> kde t K- ročná pracovná náročnosť práce na podporu komunikácie; HR- - priemerná hodinová sadzba zamestnanca služby podpory podnikovej siete, vyhradených liniek a kanálov (vrátane bonusov, kompenzácií); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov
1.5.2. Náklady na prenájom vyhradených liniek a kanálov pre systém, rub.	Promócia 2		Ak sú také dohody
1.5.3. Náklady na vzdialený prístup k systému, rub.	Promócia 3		Ak sú také dohody
1.5.4. Náklady na podporu a rozvoj podnikových sietí na prenos údajov pre systém, rub.	Prom4		Ak sú také dohody
2. Podmienené nepriame náklady na subsystém (systém), rubľov.	Proc	Rcos = PK06 + RkPO + RkG + PrPCP + Rkkom	Zohľadňuje sa časť nákladov na systém riadenia informácií organizácie (celosystémový), súvisiaci s uvažovaným subsystémom (úlohou)
2.1. Nepriame náklady na všeobecné zariadenie systému, rub.		R KOb = ^ YOb X P KObr	Časť celkových nákladov za uvažovaný rok súvisiaca s uvažovaným subsystémom (úlohou)

Nákladová položka	význam	Metóda výpočtu	Poznámka
2.1.1. Výdavky na nákup všeobecného systémového vybavenia za rok, rubľov		Priama fakturácia skutočných nákladov (cena, dodávka, inštalácia, systémový softvér)	V prípade obstarávania počas životného cyklu
2.1.2. Výška odpisov kapitálových investícií do všeobecného systémového vybavenia, rubľov		P R KOB1 * JOB2 - T kde T p / I je životnosť zariadenia (hodnota je zvolená ako pre podobnú položku podmienene priamych nákladov)	V prípade použitia zariadenia zakúpeného v minulosti, alebo ak je životnosť kratšia ako životný cyklus systému
2.1.3. Výdavky na všeobecné systémové komponenty za rok, rubľov		Priame zohľadnenie skutočných nákladov alebo použitím štandardného koeficientu k nákladom na vybavenie
2.1.4. Prevádzkové náklady všeobecného zariadenia systému, rub.		Rcob 4 = PoPax + ^ EI X X W 0 06 * F 006 " Cel> kde P 0 Pr - ročné náklady na spotrebný materiál všeobecného systému, rubľov; Na e a - koeficient využitia elektrických inštalácií (akceptuje sa 0,9); W OQ6 - celkový inštalovaný výkon zariadenia všeobecného systému, kW; E 00 b - ročný fond doby prevádzky zariadenia, h; Ts El - cena jednej kWh elektriny, rubľov.
2.1.5. Ročné náklady na servis všeobecného systémového zariadenia podľa zmluvy, rub.		Ročné náklady na základe zmluvy o poskytovaní služieb na rok	Ak je taká dohoda
2.1.6. Ročné náklady na prenájom všeobecného systémového vybavenia, rubľov		Ročné náklady podľa nájomnej zmluvy	Ak je taká dohoda

Nákladová položka	význam	Metóda výpočtu	Poznámka
2.1.7. Pomer účasti všeobecného zariadenia systému v systéme		Podiel celosystémových zdrojov spojených s uvažovaným subsystémom (vypočítaný ako pomer priamych nákladov na vybavenie subsystému k celkovej výške priamych nákladov na vybavenie všetkých subsystémov. Dá sa odhadnúť aj pomerom množstvo diskovej pamäte obsadenej celosystémovými zdrojmi alebo podľa odborného posúdenia)
2.2. Nepriame náklady na všeobecný systémový softvér (softvér), rub.		Pkpo = ^ upo XPkpo;
2.2.1. Náklady na nákup všeobecného systémového softvéru za rok, rubľov		Priama fakturácia skutočných nákladov (cena, dodávka, montáž)	V prípade obstarávania počas životného cyklu
2.2.2. Výška ročného odpisu nákladov na všeobecný systémový softvér, rubľov.		n R KP01 R KP02 - T kde T p / I je životnosť softvéru (hodnota je zvolená ako pre podobnú položku podmienene priamych nákladov)	V prípade použitia softvéru, ktorý bol predtým zakúpený, alebo ak je jeho životnosť kratšia ako trvanie životného cyklu systému
2.2.3. Ročné náklady na prenájom softvéru pre celý systém, rubľov		Ročné náklady podľa nájomnej zmluvy	Ak je taká dohoda
2.2.4. Náklady na aktualizáciu, podporu a údržbu softvéru pre celý systém za rok, rubľov		Ročné náklady podľa zmlúv na aktualizáciu, podporu a údržbu softvéru	Ak sú také dohody
2.2.5. Pomer účasti celosystémového softvéru v subsystéme		Podiel celosystémových zdrojov pripojených uvažovaným subsystémom (vypočítaný ako pomer

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
		priame náklady na softvér subsystému do celkovej sumy priamych nákladov na softvér všetkých subsystémov. Dá sa odhadnúť aj pomerom obsadenej diskovej pamäte k celosystémovým zdrojom alebo odborným posúdením)
2.3. Nepriame administratívne náklady, rub.		Rkt = K UT X^ kg;
2.3.1. Výdavky na mzdy osôb pracujúcich s celým systémom (systémový personál) za rok, rubľov.		Rkt 1 = Rkt K kt - H kt R, kde F KT- ročný fond pracovného času zamestnancov; K kt- koeficient charakterizujúci podiel času, ktorý zamestnanec strávi prácou so systémom organizácie; H kg- priemerná hodinová sadzba zamestnanca (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov	Vypočítané samostatne pre všetkých zamestnancov s rôznymi sadzbami a rolami
2.3.2. Výdavky na poradenské služby tretích strán a podobné platby za rok, súvisiace s celým systémom organizácie, rub.	bal	Ročná cena prác a služieb na základe zmlúv o konzultáciách, iných službách a prácach súvisiacich s prevádzkou systému	Ak sú také dohody
2.3.3. Ročné výdavky na riešenie celosystémových problémov pridelených iným organizáciám prostredníctvom outsourcingu, rub.	Rktz	Ročné náklady na služby v rámci zmlúv o outsourcingu	Ak sú také dohody
2.3.4. Ročné náklady na školenie zamestnancov		Ročné náklady na služby na základe zmlúv o školení personálu	Ak sú také dohody

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
informačné technológie a informačné systémy vo všeobecnosti trieť.
2.3.5. Koeficient účasti zamestnancov celého systému v subsystéme		Podiel celosystémových prác spojených s uvažovaným subsystémom (vypočítaný ako pomer priamych nákladov práce so subsystémom k celkovej hodnote priamych nákladov práce pre všetky subsystémy. Dá sa odhadnúť aj odborným posudkom
2.4. Nepriame náklady na operácie IP, rub.		RKRSR - ^ URSR? RKPCPi i = 1
2.4.1. Náklady na mzdy v oblastiach rozvoja celosystémových úloh systému, rubľov.	R "rsr 1	Prpcpi = f Op "% p R, kde t 0p je ročná náročnosť práce na vývoji alebo vývoji celosystémových úloh; H 0r - priemerná hodinová sadzba developera (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov
2.4.2. Mzdové náklady na udržiavanie zdrojov celého systému počas roka, rubľov		PrPCP2 = t Oc'Choe I, kde t 0c je ročná pracovná náročnosť práce na podporu zdrojov celého systému; H 0s - priemerná hodinová sadzba zamestnanca eskortnej služby (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
2.4.3. Náklady na platenie za služby vývojárov a konzultantov z hľadiska vývoja systému ako celku, rub.	Rkrsr 3	Náklady na práce a služby podľa zmlúv	Ak sú také dohody
2.4.4. Náklady na platby za služby konzultantov a servisných organizácií z hľadiska vývoja a údržby systému, rub.		Ročné náklady na práce a služby na základe zmlúv	Ak sú také dohody
2.4.5. Koeficient účasti celosystémovej práce na návrhu, vývoji a údržbe subsystému		Podiel celosystémovej práce spojenej s uvažovaným systémom (vypočítaný ako pomer priamych nákladov na prácu so systémom k celkovej sume priamych nákladov na prácu za všetky systémy. Dá sa odhadnúť aj odborníkom)
2.5. Nepriama komunikácia a náklady na komunikáciu pre uvažovaný subsystém (systém), rub.		^ KKom ”^ UKom S ^ KKomi i = l
2.5.1. Výdavky na mzdy personálu podporujúceho všeobecnú podnikovú sieť, vyhradené linky a kanály za rok, rub.		PrKom 1 = ^ Kk "^ Kk" Chkk " kde F Kk - ročný fond pracovného času pomocného personálu subsystému (úlohy); N I (K- počet podporného personálu pre celý systém; H Kk - priemerná hodinová sadzba zamestnanca eskortnej služby (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov

Nákladová položka	Označenie	Metóda výpočtu	Poznámka
2.5.2. Náklady na prenájom vyhradených liniek a kanálov pre celý systém za rok, rubľov		Ročné náklady na služby podľa nájomných zmlúv	Ak sú také dohody
2.5.3. Náklady na vzdialený prístup do celého systému za rok, rub.		Ročné náklady na služby v rámci zmlúv o vzdialenom prístupe	Ak sú také dohody
2.5.4. Ročné náklady na podporu a rozvoj celosystémových podnikových sietí na prenos údajov, rubľov.		Ročné náklady na služby na základe zmlúv na podporu podnikových sietí na prenos údajov	Ak sú také dohody
2.5.5. Koeficient účasti celosystémovej práce na komunikáciách pri návrhu, vývoji a údržbe subsystému	Cook	Podiel celosystémovej práce spojenej s uvažovaným subsystémom (vypočítaný ako pomer priamych nákladov práce so subsystémom k celkovej hodnote priamych nákladov práce pre všetky subsystémy. Môže byť odhadnutý aj odborníkom)
3. Nepredvídané výdavky, rub.		Pri zjednodušenom výpočte sa počítajú len riešenia pre prevádzkovú fázu
3.1. Transakčné náklady koncového používateľa	G Výhody	P POUŽÍVA - POUŽÍVA! 1 = 1
3.1.1. Výška odmeny v súlade s počtom hodín strávených na samovzdelávaní zamestnancov	*? Použite 1	P Použite 1 = f n "Chp kde с п - celkový ročný čas strávený zamestnancami na samovzdelávanie; H p - priemerná hodinová sadzba zamestnanca (berúc do úvahy

Nákladová položka	význam	Metóda výpočtu	Poznámka
		bonusy, kompenzácie); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov
3.1.2. Výška odmeny zodpovedajúca počtu hodín za obsluhu súborov, počítačov a programov		Rpolz2 - "CH P" 8.) kde Gf je celkový ročný čas, ktorý zamestnanci strávia obsluhou súborov a databáz; H p - priemerná hodinová sadzba zamestnanca (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov
3.2. Náklady na prestoje	G Jednoduché	^ Jednoduché = X ^ Jednoduché! 1 = 1
3.2.1. Priemerné ročné náklady na prestoje na základe plánovaných alebo neplánovaných prestojov		P Prost1 - Fn"^" Rast PC? H n? R, kde F n je ročný fond času pre personál pracujúci so subsystémom (úloha); K Pr0ST- podiel prestojov; N u R - koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov	Pomer prestojov odhadujú odborníci na základe štatistík
3.2.2. Priemerné ročné náklady zodpovedajúce počtu hodín straty v práci používateľa vinou zamestnanca alebo nedostatkom schopností systému		Pprost2 = Fn?^ Prost2 ^ n "4fl 1 R kde F n je ročný fond času pre personál pracujúci so subsystémom (úloha); Korost 2 - Podiel časových strát; N n- počet zamestnancov; H p - priemerná hodinová sadzba zamestnanca (vrátane prémií, náhrad); R- koeficient zohľadňujúci odvody do sociálnych fondov	Stratový faktor sa odhaduje odborne na základe štatistík

Nákladová položka	význam	Metóda výpočtu	Poznámka
		TCO = R Pr + R Kos + R Nepr
TSO pre jedno pracovisko			Charakterizuje náklady na jednu pracovnú stanicu podsystému (úlohy), čo umožňuje odhadnúť náklady pri zmene rozsahu systému.

TCO (celkové náklady na vlastníctvo) je metodika výpočtu navrhnutá tak, aby pomohla spotrebiteľom a obchodným lídrom určiť priame a nepriame náklady a výhody spojené s akoukoľvek súčasťou počítačových systémov.

Náklady na vlastníctvo CIS – TCO

Efektívnosť využívania podnikových informačných systémov v riadení podniku

Prednáška 11

Vykorisťovanie

Otázky, ktoré neustále vyvstávajú pred personálom zodpovedným za prevádzku systému:

Modernizácia softvérovej a hardvérovej časti spôsobená fyzickou a zastaranosťou komponentov EIS;

Potreba sledovať zmeny v legislatíve;

Potreba zlepšiť systém, aby vyhovoval novým požiadavkám jeho používateľov;

Zabezpečenie bezpečnosti informácií počas prevádzky a pod.

Na výpočet účinnosti sa používajú koeficienty, ako napríklad:

návratnosť investícií (NI)

Celkové náklady na vlastníctvo (TCO)

Analýza nákladov a výnosov

Účel TCO- získať výsledný obraz, ktorý by odrážal skutočné náklady spojené s obstaraním určitých prostriedkov a technológií a zohľadnil všetky aspekty ich následného využitia

Zjednodušená metodika výpočtu TCO umožňuje porovnávať náklady v rôznych časových intervaloch (napríklad aktuálny rok a minulý, alebo aktuálny štvrťrok a predchádzajúci), pričom sa posudzujú zmeny.

Najdôležitejšou vecou, ​​ktorú táto metodika poskytuje, je pochopenie štruktúry nákladov na IT a následne možnosti znižovania týchto nákladov.

Jeho hlavnou nevýhodou je, že nie je možné porovnávať rôzne možnosti zostavenia systému pomocou neho.

Komponenty nákladov

Priame náklady možno získať z účtovných údajov, zisťujúcich celkové náklady na mzdy, nákupy zariadení a softvéru. Podľa účtovných údajov sa určuje aj výška odpisov účtovaných z dlhodobého majetku súvisiaceho s CIS.

Nepriame náklady získať je vždy ťažšie. Pre výpočet mnohých položiek nepriamych nákladov sa používajú odvetvové priemery, ktoré poskytujú a neustále aktualizujú poradenské spoločnosti.

Štatistické informácie

Pred zberom podrobných informácií musíte poznať tri parametre.

(1) Počet počítačov v organizácii. Je potrebné brať do úvahy iba tie počítače, ktoré sú dostupné koncovým používateľom a vylúčiť počítače, ktoré sa používajú ako servery. Toto číslo by malo zahŕňať tak notebooky, ktoré používajú používatelia, ako aj všetky pracovné počítače IT oddelenia.

(2) Počet používateľov v organizácii. Toto číslo môže byť odlišné od predchádzajúceho, pretože používatelia majú niekedy niekoľko počítačov alebo jeden používa viacero používateľov.

(3) Priemerný užívateľský plat. Odpoveď na túto otázku možno presne získať z účtovných údajov. Priemerná hodnota by sa mala vypočítať pre všetkých zamestnancov (výroba a manažment).

Priame náklady na hardvér a softvér

Kúpna cena hardvéru a softvéru zahŕňa všetky náklady spojené s nákupom klientskych pracovných staníc, serverov, sieťových a periférnych zariadení, ako aj akéhokoľvek softvéru súvisiaceho s týmto zariadením. Náklady na hardvér a softvér nezahŕňajú prevádzkové personálne náklady.

V zariadení zahŕňajú:

· Stolové a prenosné počítače;

· Servery;

· Periférne zariadenia (tlačiarne, skenery atď.);

· RAM;

· Zariadenia na ukladanie informácií;

· CDROM zariadenia;

· Neprerušiteľné zdroje napájania;

· Rozširujúce karty všetkých typov;

· Sieťové komunikačné zariadenia (rozbočovače, prepínače atď.);

· Káblový systém.

V softvér zahŕňajú:

· Nový softvér a aktualizácie pre všetky typy pracovných staníc, serverov a telekomunikačných zariadení;

· OS;

· Krabicový softvér (textové procesory, tabuľkové procesory atď.).

Samostatne vyvinutý softvér sa nezapne, bude zohľadnený neskôr.

(4) Priemerné náklady na nákup vybavenia za rok. Použitie štatistík za posledných 12 mesiacov poskytuje dobrý ukazovateľ, je však potrebné mať na pamäti, že väčšina spoločností, ktoré uskutočňujú veľké nákupy zariadení, považuje tieto nákupy najmä za kapitálové investície, a nie za náklady bežného obdobia (potom sa berú do úvahy v odpisoch, odsek 6).

(5) Priemerné náklady na softvér za rok. Analogicky so zariadením, kapitálové náklady nie sú zahrnuté v týchto nákladoch, ale sú zohľadnené pri odpisoch v odseku 6.

(6) Ročná amortizácia kapitálových investícií do hardvéru a softvéru. Výšku amortizácie vypočíta účtovné oddelenie pre dlhodobý a nehmotný majetok.

(7) Ročné náklady na zložky. Zahŕňa ročné náklady na diely a spotrebný materiál v rámci organizácie (diskety, CD, pásky, toner a kazety).

(8) Ročné náklady na prenájom vybavenia a softvéru. To zahŕňa všetky náklady na prenájom hardvéru a softvéru.

Manažment a personál

Informácie o mzdových nákladoch by mali zahŕňať režijné náklady, bonusy, dane a iné platby.

(9) Ročné náklady na zamestnancov podľa kategórie (vrátane manažmentu). Ak má organizácia viacero kancelárií, mali by byť zaúčtované všetky. Ak majú zamestnanci iných služieb, ako je nákup, časť svojho času prácou pre IT, pomerná časť ich mzdy by sa mala premietnuť do príslušnej kategórie v tejto časti.

Na zohľadnenie nepredvídaných výdavkov sa navrhuje zvýšenie nákladov o 30 %.

(10) Cestovné náklady za rok. IT zamestnanci zvyčajne nepracujú stále na jednom mieste, ale cestujú za prácou do iných oddelení.

(11) Konzultačné služby tretích strán a iné súvisiace náklady. Do tejto kategórie patria náklady spojené s poradenskými službami, ktoré sa využívajú pri riešení konkrétnych problémov.

(12) Náklady na úlohy delegované na iné organizácie. Organizácia často nerealizuje všetky úlohy sama, ale využíva outsourcing.

(13) Ročné náklady na školenie zamestnancov v problematike IT. Náklady na školenie interných používateľov sú už zahrnuté v odseku 9 a nie sú zahrnuté v tejto kategórii. Ak však existovali náklady na školenia pre organizácie tretích strán, je potrebné ich sem zahrnúť.

(14) Náklady na údržbu zariadení na základe zmlúv za rok. Ak sú akékoľvek práce na údržbe zariadenia zverené tretím stranám, mali by byť tieto náklady zaúčtované v tejto časti. Ak bola zmluva o podpore vyplatená jednorazovo na niekoľko rokov vopred, musí sa v tejto časti zohľadniť po častiach, ako amortizácia kapitálových investícií.

rozvoj

Náklady na vývoj budú zahŕňať ročné mzdové a výrobné náklady a podporu pre všetky aplikácie. Existujú dve široké skupiny aplikácií:

Obchodné aplikácie ktoré využívajú najmä používatelia prevádzkujúci hlavnú činnosť spoločnosti (aplikácie pre účtovníctvo, spracovanie faktúr, predaj, mzdy, skladové hospodárstvo, personálny manažment).

Infraštruktúrne aplikácie priamo neovplyvňujú podnikanie, ale používajú sa na údržbu systémovej infraštruktúry (aplikácie na správu systémov, komunikačný softvér, DBMS a balíky kancelárskeho softvéru).

(15) Ročné náklady práce podľa oblastí rozvoja. Možno rozlíšiť štyri skupiny:

· Dizajn – pracovníci zapojení do zberu požiadaviek používateľov, definovania špecifikácií, tvorby architektúry a prototypov projektov;

• vývoj - pracovníci podieľajúci sa na tvorbe programového kódu;
• testovanie - personál zodpovedný za kvalitu a testovanie;
• Dokumentácia - Personál zapojený do riadenia konfigurácie a špecifikácií aplikácie.

(16) Ročné mzdové náklady na údržbu existujúcich systémov. Identické s kategóriou vývoja „nových“ aplikácií v článku 15 a vzťahuje sa na pracovníkov podieľajúcich sa na údržbe existujúcich aplikácií.

(17) Ročné náklady na služby konzultantov (pozri odsek 11) alebo servisných organizácií z hľadiska vývoja. Táto kategória by mala zahŕňať všetky platby tretím stranám alebo jednotlivcom za návrh, vývoj, testovanie alebo dokumentáciu práce v súvislosti s novými alebo existujúcimi projektmi.

Pripojenie

(18) Ročné výdavky na prenajaté okruhy a komunikačné kanály. To zahŕňa mesačné opakujúce sa poplatky za vytáčané a prenajaté linky (napríklad 56k modem, ISDN, T1 a T3 streamy).

(19) Ročné náklady na vzdialený prístup. Zahŕňa náklady na platbu za vzdialený prístup do lokálnej siete, náklady na webhosting, platby poskytovateľom internetu.

(20) Ročné náklady na podnikové dátové siete. Zahŕňa všetky náklady spojené s dátovými sieťami s dlhým dosahom (WAN).

Nepriame náklady

Patria sem náklady súvisiace s IT, ktoré väčšina oddelení IT nepočíta ani nemeria. Najdôležitejšou časťou je zvyčajne užívateľská podpora svojho počítača a softvéru, ako aj pomoc kolegom.

Toto zahŕňa

Vlastné ladenie systémov v prípade chýb,

zálohovanie a obnova cenných informácií,

Operácie so súbormi a adresármi,

· Neplánované školenia počas pracovnej doby a programovanie malých (alebo veľkých) aplikácií.

Neexistuje presný spôsob, ako zmerať, koľko času používateľ strávil IT úlohami bez podrobného sledovania času alebo štatisticky presných pozorovaní. Pre tých, ktorí nemajú kapacitu a zdroje na to, aby mohli vykonávať hodiny merania, existujú priemyselné priemery pre každú kategóriu.

Náklady na IT používateľov

(21) Počet hodín na samoštúdium na prácu s počítačom a softvérom pre jedného používateľa. Pri oboznamovaní nového používateľa s firemným počítačovým systémom sa stráca čas na jeho školenie. Podobne, keď je organizácii predstavená nová aplikácia, všetci používatelia potrebujú školenie alebo oboznámenie sa s programom. Tieto a ďalšie náklady na školenia sú zahrnuté v tejto kategórii. Výskum ukazuje, že 40 hodín ročne je primeraná hodnota. V prípade potreby môžete použiť inú hodnotu, ktorá je bližšia realite konkrétneho podniku.

(22) Počet hodín strávených jedným používateľom údržbou súborov, počítačov a programov, písaním skriptov a programov. Výskum ukazuje, že 40 hodín ročne je celkom presných.

Prestoje

(23) Počet hodín prestojov za mesiac v dôsledku plánovaných / neplánovaných výpadkov siete / systému. Je to miera ročnej straty produktivity, keď používatelia nemôžu vykonávať svoju prácu kvôli nedostupnosti svojich počítačov alebo programov.

Dôvodov môže byť veľa, napríklad tieto:

• čakanie na vyriešenie problému podpornou službou;
• plánované alebo neplánované vypnutie systému;
• nedostupnosť jedného alebo viacerých programov;
• problémy so serverom vedúce k nedostupnosti informácií.

Priemer je v súčasnosti definovaný ako 2 hodiny mesačne na používateľa (ak vaše vlastné štatistiky uvádzajú iné čísla, môžete ich použiť).

Po zodpovedaní všetkých otázok výpočet ukazuje priemerné ročné celkové náklady na vlastníctvo počítača (na porovnanie, súčasný priemer v USA je približne 10 000 USD na počítač).

ANALÝZA CELKOVÝCH NÁKLADOV NA VLASTNÍCTVO

výsledky z implementácie) sa líšia jednorazovými a prevádzkovými nákladmi.

V tomto prípade je možné porovnať možnosti informatizácie z hľadiska celkových nákladov na vlastníctvo (TCO). Kritériom výberu je v tomto prípade minimalizácia (TCO → min) alebo metóda analýzy hierarchií.

Celkové náklady na vlastníctvo (TCO)

Prvýkrát pojem Celkové náklady na vlastníctvo

- TSO) zaviedol Paul Strassman, pod PPS rozumel peňažné náklady na údržbu, modernizáciu, opravu, obstaranie nových softvérových produktov (PP) pre technické zariadenie (napríklad počítač), alebo údržbu PP (napr. napríklad databáza) v prevádzkyschopnom stave počas celého odhadovaného alebo skutočného času jej existencie.

Najjednoduchšia definícia IP TCO je nasledovná: sú to náklady, s ktorými sú spojené získavanie, implementácia a používanie IP. V tomto prípade je potrebné uvažovať s počiatočnými a následnými nákladmi v súhrne a definovať ich ako jeden náklad na informačný systém v procese jeho tvorby a prevádzky.

Každý podnik s pomocou automatizácie sa snaží zlepšiť efektivitu svojho podnikania. Jednou z hlavných podmienok na dosiahnutie tohto cieľa sú „primerané“ (čiže nie viac, ale ani menej) IT náklady, ktoré si ako každé iné vyžadujú plánovanie, účtovanie a kontrolu. Na základe toho sú pre domáce podniky a IT manažérov otázky súvisiace s problémom znižovania celkových nákladov na vlastníctvo informačného systému neoddeliteľnou súčasťou a vyžadujú si podrobné zváženie.

TCO bolo pôvodne vyvinuté ako nástroj na výpočet nákladov na vlastníctvo počítača na platforme Wintel a vďaka úsiliu Gartner Group a Interpose sa táto technika stala hlavným nástrojom na výpočet TCO v iných oblastiach výpočtovej techniky. Napríklad teraz existujú metódy na výpočet toku dokumentov TCO, rôzne hardvérové ​​platformy, siete, softvér. Každá z metód má svoje špecifiká výpočtu, preto uvedieme len všeobecná technológia výpočet TCO.

Spočiatku existovali dva modely na odhad TCO.

Prvým príkladom je model TCO vyvinutý spoločnosťou Microsoft v spojení s Interpose. Náklady na IT sú v ňom rozdelené do dvoch kategórií: priame (rozpočtové) a nepriame.

Priame náklady sú tie, ktoré sa zvyčajne berú do úvahy pri plánovaní rozpočtu. veľa ukrajinských podnikov neexistuje spôsob, ako spravovať rozpočet na IT, pretože systém riadenia rozpočtu ako taký často chýba. Priame náklady sú spravidla zabezpečené v rozpočtoch centrálneho oddelenia informatiky, ako aj pracovných alebo projektových skupín na podporu a implementáciu informačných technológií v rámci výrobných a administratívnych úsekov. Patria sem náklady:

hardvér a softvér (nákup alebo prenájom, nová inštalácia alebo aktualizácia atď.);

pre manažment (správa siete a systému, dizajn);

na podporu (technická podpora, školenia, zmluvy o podpore a údržbe);

pre vývoj (zadanie úlohy a vývoj aplikácií, dokumentácia, testovanie a údržba);

o telekomunikáciách (komunikačné kanály a ich údržba).

Nepriame náklady sú tie, ktoré sa nehodia na plánovanie a často sa o nich ani neuvažuje. Podľa výskumu Interpose tvoria viac ako 50 % priemerných výdavkov organizácie na informačné technológie.

Ryža. 1. Štruktúra podnikových nákladov na IT

Tie obsahujú:

náklady používateľov (osobná podpora, neformálne vzdelávanie, chyby a nesprávne výpočty);

prestoje (strata produktivity v dôsledku zlyhania

zariadenia alebo preventívne plánované odstávky). Ako druhý príklad si predstavte model TCO, ktorý je založený na koncepte navrhnutom skupinou Gartner. Tento model zohľadňuje tieto náklady na IT: fixné, alebo, ako sa tiež nazývajú, kapitálové investície a bežné. Sú konvenčne rozdelené podľa časovej mierky: kapitálové investície sa realizujú vo fáze budovania IS, bežné náklady - vo fáze prevádzky. Podľa metódy Gartner Group

Komu pevná by mala zahŕňať tieto náklady:

náklady na vývoj a realizáciu projektu;

počiatočné nákupy základného softvéru;

počiatočné nákupy dodatočného softvéru;

počiatočné nákupy hardvéru.

Tieto náklady sa nazývajú fixné, pretože sa spravidla robia raz, v počiatočných fázach vytvárania IP. Výber konkrétnej stratégie, hardvérových a softvérových platforiem má zároveň veľmi významný vplyv na následné prevádzkové náklady.

Prevádzkové náklady zase pozostávajú z troch položiek:

náklady na aktualizáciu a modernizáciu systému;

náklady na správu systému ako celku;

náklady spôsobené činnosťou používateľov IS („aktivita používateľa“).

„Náklady na správu systému“ predstavujú náklady spojené so správou a správou komponentov IS. V tejto nákladovej položke je niekoľko podkategórií:

školenie administratívneho personálu a koncových užívateľov;

mzda;

prilákanie externých konzultantov;

outsourcing;

školiace kurzy a certifikácia;

technická a organizačná správa a servis.

Náklady na poskytovanie používateľskej skúsenosti sa odrážajú v koncepte „aktivita používateľa“. Táto nákladová položka má podľa Gartner Group najvýznamnejšiu váhu v celkových nákladoch IP. Rozlišuje tieto podpoložky nákladov:

priama pomoc a pokročilé nastavenia;

formálny tréning;

Vývoj aplikácií;

práca s údajmi;

neformálne vzdelávanie;

Futz faktor (parameter, ktorý určuje výšku nákladov spojených s dôsledkami nekompetentného konania používateľov).

Tieto náklady sú spojené napríklad s účasťou správcu pri zriaďovaní pracovnej stanice, s poskytovaním asistencie užívateľovi alebo s konzultáciami. Podľa analytických spoločností sú hlavné faktory ovplyvňujúce celkové náklady na vlastníctvo informačných technológií zo 75 % spôsobené problémami koncového používateľa.

Opis týchto dvoch modelov TCO si nenárokuje na úplnosť, ale zobrazuje len celkový obraz o nákladoch spoločnosti na IT a umožňuje vám vyvinúť postupy, ktoré znížia TCO. Aplikácia týchto techník v konkrétnom podniku má samozrejme svoje špecifiká.

V súčasnosti je Gartner Group (po akvizícii Interpose koncom februára 1998) jediným vlastníkom všetkých zdrojov najpopulárnejšej metodiky TCO.

Prijmeme zjednodušenú metodiku hodnotenia TCO.

Náklady na vlastníctvo TCO sa odhadujú na všeobecný prípad podľa vzorca:

TCO = K + n × C [rub.],

kde C - prevádzkové náklady na IS, K - kapitálové (jednorazové) náklady na IS;

n je počet plánovaných rokov prevádzky IS.

Pri aplikácii tejto metódy je hlavným problémom určiť správnu hodnotu n [rokov], keďže plánovaná a skutočná životnosť softvérových a hardvérových riešení môže výrazne

JURI IPATOV, JURI TSYGALOV

Nákladová efektívnosť investícií do IT: najlepšia metóda hodnotenia

V poslednom čase je HLAVNÝM problémom pri implementácii IT efektívnosť investičného rozpočtu, ktorý podniky na tieto účely vyčleňujú. CFO sa snažia vyjadriť hodnotu informačných technológií v číslach. Nepolapiteľná povaha technológie však sťažuje jej kvantifikáciu.

Pri organizovaní IT investícií je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

Investičné rozhodnutia v oblasti informačných technológií sa robia rovnako ako v iných oblastiach podnikania – na základe úvah o finančných výhodách;

Rozvoj IT by sa mal uskutočňovať v úzkej súvislosti s potrebami v oblasti riadenia spoločnosti. Nikdy by ich však nemala určovať len potreba zavádzania technologických inovácií;

IT oddelenie musí dobre rozumieť potrebám podniku a obchodné jednotky musia rozumieť skutočným možnostiam IT.

Podniková informatizácia je proces neustáleho zlepšovania nie tak samotných informačných systémov, ale manažmentu ako celku. Preto je na posúdenie investícií do automatizácie podniku dôležité poznať faktory úspechu a rizikové faktory takýchto projektov, je dôležité

korelovať náklady na informačný systém a získané prínosy z pohľadu finančného a organizačného. Úroveň takýchto znalostí zabezpečí efektívnosť investícií do informačných technológií a podnikania vôbec.

Na posúdenie nákladovej efektívnosti investícií do IT možno použiť nasledujúce modely:

Posúdenie celkových nákladov na vlastníctvo informačných systémov (Total Cost of Ownership, TCO);

Hodnotenie návratnosti investícií (ROI);

Štandardné metódy hodnotenia ekonomickej efektívnosti investícií (návratnosť investícií);

Vrátenie majetku;

Cena akcionára;

Posúdenie jednorazových nákladov na implementáciu a nákup softvérových a hardvérových systémov.

Koncept celkových nákladov na vlastníctvo IT bol priekopníkom Gartner Group koncom osemdesiatych rokov (1986-1987). TSO je kľúčový indikátor informačných technológií a informačných systémov (IS) v spoločnosti, pretože umožňuje odhadnúť celkové náklady na IT, analyzovať ich a podľa toho riadiť náklady na IT tak, aby sa dosiahla čo najlepšia návratnosť.

Celkové náklady na vlastníctvo IT sú jedným z najdôležitejších kritérií pri zvažovaní budúcich projektov, pretože určujú ich ekonomickú realizovateľnosť.

Hlavným účelom výpočtu tohto ukazovateľa je okrem identifikácie nadmerných nákladových položiek aj posúdenie možnosti návratnosti prostriedkov investovaných do informačných technológií.

V tomto prípade je kľúčovým bodom porovnanie TCO vašej spoločnosti (napríklad z hľadiska jedného používateľa systému) s TCO iných spoločností podobného profilu. Často je pomerne ťažké posúdiť priamy ekonomický dopad IT (teda zisk z ich implementácie). Porovnaním ukazovateľov TCO môže manažér IT dokázať vedeniu spoločnosti, že ekonomické ukazovatele projektu nie sú horšie ako priemer odvetvia, ba dokonca lepšie.

Takéto porovnania sa zvyčajne robia s priemernými rovesníkmi v odvetví a s „najlepšími v skupine“. Aj keď je určený priamy ekonomický efekt implementácie IT, vždy ho treba porovnávať s nákladovou časťou, teda s TCO.

Model TCO je založený na dvoch kategóriách nákladov:

1) priamy (rozpočet);

2) nepriame.

Centrálne IT oddelenie spoločnosti, zodpovedné za rozvoj a podporu podnikových IS, podnikovej siete a pod. (vyššia podniková úroveň);

IT podporné a vývojové tímy umiestnené v rámci výrobných a administratívnych divízií spoločnosti (lokálna úroveň);

Samostatné skupiny špecialistov poskytujúcich špecializované typy služieb, ako sú komunikačné služby a služby prenosu dát.

Priame náklady zahŕňajú:

Kapitálové náklady – hardvér a softvér (hardvér a softvér);

náklady na správu IT;

Výdavky na technickú podporu hardvéru a softvéru;

Výdavky na vývoj aplikačného softvéru vnútornými silami;

náklady na outsourcing;

Cestovné náklady;

náklady na komunikačné služby;

Ostatné skupiny výdavkov.

Pre tieto skupiny priamych nákladov sa určujú zložky TCO. Napríklad pri určovaní kapitálových nákladov na vybavenie by náklady mali zahŕňať:

Náklady na nákup nového zariadenia a jeho výmenu,

Finančné prostriedky z predaja alebo prevodu zariadenia;

Odpisy zariadení;

Náklady na sieťové zariadenia a pripojenia (káble, rozbočovače, karty, ktoré sa spravidla neodpisujú);

Náklady na nákup periférnych zariadení;

Výdavky na nákup dodatočnej pamäte RAM (v tomto prípade by sa mali brať do úvahy odpisy zariadenia):

Náklady na ďalšie diskové zariadenia (zohľadňujú sa odpisy zariadení);

náklady na výmenu zariadenia;

Ostatné náklady na vybavenie.

Náklady na vybavenie sú najjednoduchšou skupinou na výpočet TCO.

Podobne sa posudzujú aj ďalšie skupiny priamych nákladov (softvér, technická podpora, manažment atď.). Takýchto skupín je celkovo až desať. Každý z nich má svoje špecifiká výpočtov.

Časovo najnáročnejšiu skupinu na výpočty tvoria náklady na správu. To zahŕňa náklady na inžinierstvo, projektový manažment, správu siete, núdzový manažment, nastavenie systému a podsystémov, manažment nákupných zmlúv a manažment dodávateľského reťazca.

Nepriame náklady. Existujú dve skupiny zdrojov nepriamych nákladov spojených s používaním IT

Povaha prvého spočíva v tom, že ak je IS zle navrhnutý (napríklad dochádza k dlhšiemu vypínaniu servera), spôsobuje to stratu času pre používateľov (prerušenia práce) a dokonca aj stratu podnikania. spoločnosti. Vo všeobecnosti je ťažké priamo určiť nepriame náklady. Mali by sa však vziať do úvahy pri navrhovaní IC a organizovaní technickej podpory. Je potrebné rozlišovať plánovanú a nadštandardnú dobu nefunkčnosti.

Povaha druhej skupiny nepriamych nákladov spočíva v organizačnej stránke IT a spočíva v tom, že z dôvodu nedostatočnej podpory jeho strany zo strany zamestnancov! IT oddelenia a ich koncoví používatelia v rámci spoločnosti sa sami musia potýkať s otázkami obnovy, samoučenia atď., čo tiež znižuje produktívny čas.

Nepriame náklady sú mimo IT rozpočtov, ale môžu hrať významnú úlohu pri hodnotení projektového riešenia. Zároveň ich prvú skupinu („nefunkčnosť systému“) možno] uvažovať o použití (metóda zisťovania výrobných strát. Druhá skupina („neproduktívne úsilie koncového používateľa“), spojená s informačnými technológiami, sa zisťuje pomocou terénnych a štatistický výskum.

Ukazovateľ celkových nákladov na vlastníctvo IP sa vypočíta podľa vzorca:

TCO = Pr + Cr 1 + Cr 2 (1)

kde Pr - priame náklady; Cr 1 - nepriame náklady prvej skupiny; Cr 2 - nepriame náklady druhej skupiny. kde:

Pr = Pr, + Pr 2 + Pr 3 + Pr 4 + - + Pr 5 + Pr b + Pr 7 + Pr 8 (2)

kde Pr 1 - kapitálové náklady; Pr 2 náklady na správu IT; Pr 3 - náklady na technickú podporu hardvéru a softvéru; Pr 4 - výdavky na vývoj aplikovaného softvéru vnútornými silami; Pr 5 - náklady na outsourcing; Pr 6 - cestovné náklady; Pr 7 - výdavky na komunikačné služby; Ex 8 - ostatné skupiny výdavkov. TCO treba nielen počítať pri zvažovaní nového projektu, ale aj v budúcnosti neustále sledovať.

Celkové náklady na vlastníctvo informačných technológií sú kľúčovou kvalitatívnou charakteristikou, ktorá odráža ekonomické aspekty stavu IT vo firme a ukazuje efektivitu ich práce.